Pasiuna sa Sistema

Maayong pag-abot sa Disbursement Voucher Tracker — usa ka komprehensibo, web-based nga sistema para sa pag-manage sa tibuok municipal government procurement ug disbursement processes.

Unsa ang Kining Sistema?

Kining sistema nag-digitize ug nag-automate sa tibuok government procurement ug payment cycle — gikan sa annual budget planning pinaagi sa purchase order delivery hangtod sa final check release. Imbes nga papel nga mga dokumento ang nagbalhin-balhin sa taliwala sa mga departamento, tanan nahitabo na elektroniko uban sa real-time tracking, automated notifications, ug kompletong audit trail sa matag lakang.

Ang Pito Ka Modules

Ang sistema gi-organize sa pito ka functional modules. Ang matag module nag-handle sa lain-laing yugto sa procurement ug disbursement lifecycle.

Admin

Nagkontrol sa user accounts, organizational structure, workflow design, ug system-wide settings. Ang mga ADMIN user lamang ang makatroso niining module.

Naglakip: Pag-manage sa user, hierarchy sa departamento, payee/item directories, workflow template builder, BAC approval thresholds.

→ Admin Module Guide

Planning

Nag-manage sa mga budget planning document nga nagsugod sa matag procurement cycle.

Naglakip: Work and Financial Plans (WFP) para sa sub-offices, Annual Investment Programs (AIP) para sa root departments, Program of Work (POW) attachments, ug ang consolidated Annual Procurement Plan (APP).

→ Planning Module Guide

Budget

Nagkontrol sa mga financial ceiling nga nagmando sa mahimong i-procure sa mga opisina. Ang budget data direkta nga napasok sa PPMP validation.

Naglakip: Office appropriations matag expenditure account, fiscal year setting, PPMP submission ug modification deadlines, default reference periods.

→ Budget Module Guide

Procurement

Nag-handle sa tibuok acquisition chain gikan sa procurement planning hangtod sa purchase order issuance.

Naglakip: PPMP (Project Procurement Management Plan), Purchase Requests (PR), Requests for Quotation (RFQ), Purchase Orders (PO), ug expenditure account configuration.

→ Procurement Module Guide

BAC Secretariat

Ang dedicated workspace para sa Bids and Awards Committee Secretariat aron ma-manage ang canvassing, bidding, ug award.

Naglakip: APP monitoring, RFQ approval ug canvass management, bid entry, RFQ award, PO oversight, ug DV creation gikan sa awarded RFQs ug delivered POs.

→ BAC Secretariat Module Guide

Disbursement

Nag-manage sa mga Disbursement Voucher — ang mga payment document nga nag-authorize sa pagpagawas sa pondo pinaagi sa configurable multi-step approval workflow.

Naglakip: Paghimo og DV, mga workflow approval step (Secretary, Budget, Accounting, BAC, Inspectorate, Mayor, Treasury), pag-isyu og tseke, public tracking.

→ Disbursement Module Guide

Inventory

Nag-track sa pisikal nga pagdawat, pag-isyu, ug accountability sa mga na-procure nga item.

Naglakip: Item catalog, pagdawat gikan sa DVs ug POs, pag-isyu sa mga custodian, stock card/ledger, SEP ug PPE accountability registries, MR custodian list.

→ Inventory Module Guide

---

Ang Tibuok Procurement Chain

Ang pag-sabot sa giunsa pagkonektar sa mga module naghatag kanimo sa kompletong larawan:

Planning Module
  └── WFP (mga sub-office nagplano og quarterly budgets)
  └── AIP (mga root office nagplano og programs & projects)
        │
        ▼
Budget Module
  └── Ang mga appropriation nagbutang og spending ceilings matag opisina matag account
        │
        ▼
Procurement Module
  └── PPMP — ang opisina naglista sa tanan nga i-procure niining tuig
        └── PR — pormal nga request aron i-procure ang specific nga items
              └── RFQ — pag-canvass sa mga supplier para sa mga presyo
                    ├── PO — purchase order sa nanalo nga supplier
                    │     └── DV — payment voucher para sa delivery
                    └── Direkta sa DV (small-value / direct procurement)
                                │
                                ▼
                         Disbursement Module
                           └── Ang DV nag-agay sa approval workflow
                                 └── Ang Treasury nag-isyu ug nag-release sa tseke
                                           │
                                           ▼
                                    Inventory Module
                                      └── Mga item nadawat, na-isyu sa mga custodian

---

Mga Key Konsepto sa Sistema

Mga Role

Ang matag user adunay Primary Designation (ang ilang opisyal nga role) ug opsyonal nga Additional Roles nga nagdugang og extra permissions. Ang mga role nagkontrol kung unsang mga sidebar module ang makita, kung unsang mga aksyon ang mahimo, ug kung unsang mga dokumento ang makita. Tan-awa ang Pag-sabot sa User Roles para sa tibuok reference.

Mga Workflow

Ang mga Disbursement Voucher ug procurement documents nagsunod sa configurable approval workflows — mga sunod-sunod nga steps nga na-assign sa specific nga mga role o departamento. Ang mga Admin naghimo ug nag-publish sa workflow templates; ang mga dokumento nagsunod sa template nga gipili sa panahon sa paghimo.

Password Verification

Ang pipila ka kritikal nga mga aksyon (pag-submit sa WFPs, AIPs, PPMPs) nagkinahanglan og pag-usab sa imong account password aron ma-confirm. Kini usa ka audit control — ibantay ang imong password ug ayaw ipaambit.

Mga Dokumento ug Status

Ang matag dokumento (DV, PPMP, PR, WFP, AIP, RFQ, PO) adunay status nga nag-track kung asa kini sa iyang lifecycle. Ang mga status transition awtomatiko nga mahitabo sa panahon nga ang mga workflow step nahuman.

---

System Requirements

Requirement	Mga Detalye
Browser	Chrome, Firefox, Edge, o Safari (pinakabag-ong version)
Internet	Kinahanglan og stable connection
Screen	Minimum 1024×768; desktop o laptop ang recommended
JavaScript	Kinahanglan enabled
Credentials	Gihatag sa imong system administrator

---

Unsa ang Sunod?

1. First-Time Login — I-access ang sistema ug sabton ang imong dashboard
2. Pag-sabot sa User Roles — Pangitaa ang imong role ug sabton kung unsa ang mahimo mo
3. Module Guides — Halalum nga pagtan-aw sa bisan unsang specific nga module