Glossary of Terms
Definitions sa key terms ug concepts nga gigamit sa Disbursement Voucher Tracker system.
A
Activity Log
Usa ka chronological record sa tanan nga aksyon nga gihimo sa voucher, apil ang kinsa ang nag-perform sa matag aksyon, kanus-a nahitabo, ug bisan unsa nga comments nga gi-add. Gitawag usab og audit trail.
Admin
Usa ka user role uban sa full system access, apil ang user management, directory management, ug system settings configuration.
Amount
Ang payment amount sa Philippine Pesos (₱) nga gispecify sa disbursement voucher.
Approval Progress
Usa ka visual representation (progress bar) nga nagpakita kung unsa ka layo ang voucher nag-progress pinaagi sa approval workflow, apil ang completed stages ug current stage.
Audit Trail
Tan-awa ang Activity Log.
B
BAC (Bids and Awards Committee)
Usa ka committee nga nag-review sa procurement-related vouchers. Ang BAC members kinahanglan mag-review sa GSO vouchers independently, uban sa daghang members nga required (default: 3).
Budget
Usa ka user role nga responsable sa pag-review sa vouchers aron ma-verify ang budget allocation ug fund availability sa dili pa moagi ang vouchers sa Accounting.
Budget Review
Ang stage sa workflow diin ang Budget office nag-verify nga available ang funds ug properly allocated para sa disbursement.
C
Check Number
Usa ka unique identifier nga gi-assign sa check kung ang Treasury nag-issue og payment. Gi-enter during sa Treasury "Check Issuance" step.
Comments
Text nga gi-add sa reviewers during sa review process aron ma-document ang findings, observations, o decisions. Gi-store sa activity log.
Create Request
Ang page diin ang users (Requesters, GSO, HR) naghimo og bag-ong disbursement vouchers.
D
Dashboard
Ang home page nga makita sa users human sa pag-login, nagpakita sa statistics, pending items, ug recent activity relevant sa ilang role.
Department Head
Usa ka user role uban sa department-level approval authority para sa vouchers sulod sa ilang department.
Directory
Usa ka collection sa pre-configured entries nga gigamit sa voucher creation:
- Payee Directory: Lista sa approved payees
- Tag Directory: Categories para sa GSO vouchers
- Item Directory: Items uban sa default prices ug units
Disbursement Voucher
Usa ka opisyal nga dokumento nga nag-authorize sa payment gikan sa gobyerno nga pondo. Naglangkob sa payee information, payment amount, particulars, ug approval signatures.
Draft
Usa ka voucher status nga nag-indicate nga ang voucher gihimo na pero wala pa na-submit para sa review. Ang Draft vouchers mahimo i-edit.
F
Finance Head
Usa ka user role uban sa financial oversight responsibilities, nag-review sa financial aspects sa vouchers.
Forwarded
Ang ikatulong stage sa review process, nag-indicate nga ang reviewer nakompleto na sa ilang review ug gi-forward ang voucher sa sunod nga departamento sa workflow.
G
GSO (General Services Office)
Usa ka user role nga responsable sa paghimo og procurement-related disbursement vouchers uban sa multiple line items, tags, ug source offices.
GSO Workflow
Ang specialized workflow para sa procurement vouchers nga naglangkob sa BAC review: GSO → Secretary → Mayor → BAC → Budget → Accounting → Treasury.
H
HR (Human Resources)
Usa ka user role nga responsable sa paghimo og HR-related disbursement vouchers.
HR Workflow
Ang workflow para sa HR vouchers: HR → Secretary → Mayor → Budget → Accounting → Treasury (walay BAC review).
I
Item Directory
Usa ka directory sa items nga gigamit sa GSO voucher creation, apil ang default prices, units (piece, box, ug uban pa), ug item descriptions.
M
Mayor
Usa ka user role uban sa executive approval authority, nag-review sa vouchers human sa Secretary review ug nag-route kanila sa appropriate departments.
Multi-Reviewer System
Ang BAC review system diin daghang committee members ang kinahanglan mag-review sa vouchers independently, uban sa matag member's actions nga tracked separately.
N
Notification
Usa ka alert nga gipadala sa users kung kinahanglan ang aksyon sa voucher. Gipakita sa notification bell (🔔) uban sa badge count.
Notification Bell
Ang icon sa top navigation nga nagpakita sa notifications. Nagpakita og red badge uban sa count sa unread notifications.
P
Particulars
Usa ka required field sa voucher creation nga nag-describe kung para sa unsa ang payment. Kinahanglan specific ug clear.
Payee
Ang tawo o entity nga makadawat sa payment. Gipili gikan sa Payee Directory o gi-add pinaagi sa Quick Add.
Payee Directory
Usa ka directory sa approved payees nga mahimo pilion kung naghimo og vouchers, nagsiguro sa consistency ug accuracy.
Pending
Usa ka voucher status nga nag-indicate nga ang voucher na-submit na ug naghulat sa review sa workflow.
R
Received
Ang unang stage sa review process, nag-indicate nga ang reviewer nag-acknowledge na sa pagdawat sa voucher.
Released
Ang final status sa voucher human sa Treasury nag-release sa payment. Mao usab ang final step sa Treasury processing.
Remarks
Optional comments nga gi-add sa vouchers during sa creation o review aron maghatag og additional context o information.
Requester
Usa ka user role para sa department staff nga naghimo og regular office disbursement vouchers (non-procurement, non-HR).
Reviewed
Ang ikaduhang stage sa review process, nag-indicate nga ang reviewer nakompleto na sa ilang review sa voucher.
Review Buttons
Mga buttons nga gigamit sa reviewers aron mag-progress pinaagi sa three-stage review: Received, Reviewed, Forwarded.
S
Secretary
Usa ka user role nga responsable sa initial review ug routing sa vouchers human sila gihimo.
Sequential Enforcement
Ang system requirement nga ang matag workflow stage kinahanglan makompleto sa dili pa magsugod ang sunod nga stage. Naglikay sa pag-skip sa stages o pagtrabaho out of order.
Source Office
Para sa GSO vouchers, ang office o departamento nga mao ang source o origin sa procurement request.
Standard Workflow
Ang workflow para sa regular office vouchers: Requester → Secretary → Mayor → Budget → Accounting → Treasury (walay BAC review).
Status
Ang current state sa voucher sa sistema:
- DRAFT: Gihimo pero wala na-submit
- PENDING: Na-submit, naghulat sa review
- VALIDATED: Nakompleto sa Secretary ang review
- APPROVED: Gi-approve sa Mayor, anaa sa department reviews
- RELEASED: Gi-release sa Treasury ang payment
- CANCELLED: Gi-cancel sa authorized user
Status Badge
Usa ka visual indicator (colored badge) nga nagpakita sa current status sa voucher.
T
Tag
Usa ka category label nga gigamit sa GSO vouchers para sa organization ug filtering. Gipili gikan sa Tag Directory.
Tag Directory
Usa ka directory sa tags nga gigamit aron ma-categorize ang GSO vouchers.
Three-Stage Process
Ang review process nga gigamit sa kadaghanan sa reviewers: RECEIVED → REVIEWED → FORWARDED. Ang matag stage kinahanglan makompleto sa order.
Three-Step Process
Ang Treasury processing method: Check Issuance → Available for Release → Released. Lahi sa three-stage review process.
Treasury
Usa ka user role nga responsable sa pag-process sa approved vouchers para sa payment, apil ang check number issuance ug payment release.
U
User Role
Usa ka designation nga nag-determine kung unsa ang mahimo sa user sa sistema. Adunay 12 ka lain-laing roles: REQUESTER, GSO, HR, SECRETARY, MAYOR, BAC, BUDGET, ACCOUNTING, TREASURY, DEPARTMENT_HEAD, FINANCE_HEAD, ADMIN.
V
Validated
Usa ka voucher status nga nag-indicate nga ang Secretary nakompleto na sa initial review ug gi-forward ang voucher sa Mayor.
Voucher
Tan-awa ang Disbursement Voucher.
Voucher ID
Usa ka unique identifier nga gi-assign sa matag voucher. Ang GSO vouchers mahimo adunay custom IDs nga gi-assign during sa creation.
W
Workflow
Ang sequence sa stages nga moagi ang voucher gikan sa creation hangtod sa payment release. Adunay tulo ka workflows: Standard, GSO, ug HR.
Workflow Stage
Usa ka step sa approval workflow diin ang specific department o role nag-perform sa ilang review o aksyon.
Additional Terms
Quick Add
Usa ka feature nga nagtugot sa users aron mag-add og bag-ong entries (payees, items, tags) on the fly during sa voucher creation, walay pag-adto sa directory management.
X out of Y Approvers
Usa ka status display para sa BAC review nga nagpakita kung pila ka BAC members ang nakompleto na sa review gikan sa total required (pananglitan, "2 out of 3 approvers").
Kung makasinati ka og term nga wala gi-define dinhi, check ang role-specific tutorials o kontak ang imong system administrator.
