Budget Module — User Manual

Pasiuna

Ang Budget module nagkontrol sa mga financial ceiling nga nagmando sa procurement. Nag-manage kini sa mga office appropriation (ang budget nga na-allocate sa matag opisina matag expenditure account matag tuig), ang fiscal year setting, ug ang mga deadline para sa PPMP submission ug modification. Ang budget data nagpasok sa PPMP validation — dili makasubmit og procurement plans ang mga opisina kung molapas sa ilang appropriation.

---

Access

Aksyon	Mga Role nga Gitugotan
Pagtan-aw sa mga appropriation	Tanan nga authenticated users
Paghimo / Pag-edit / Pag-delete sa mga appropriation	BUDGET, ADMIN
Pag-set sa fiscal year	BUDGET, ADMIN
Pag-set sa PPMP submission deadline	BUDGET, ADMIN
Pag-set sa PPMP modification deadline	BUDGET, ADMIN
Pag-set sa default reference period	BUDGET, ADMIN
Pag-bypass sa PPMP submission deadline	BUDGET, ADMIN

• Navigation path: Sidebar → Procurement → Budget

---

1. Budget Dashboard (/procurement/budget)

Ang main budget page nagpakita sa tanan nga office appropriation ug system-wide budget settings.

Pagtan-aw sa mga Appropriation

Ang usa ka table naglista sa matag appropriation record. Gamiton ang mga filter sa ibabaw:

Filter	Deskripsyon
Year	Fiscal year nga tan-awon
Office	I-filter sa specific nga departamento
Expenditure Type	I-filter pinaagi sa expenditure category (PS, MOOE, CO, etc.)

Ang matag row nagpakita sa:

Column	Deskripsyon
Office	Ang departamento nga kansang appropriation kini
Expenditure Account	Ang specific nga account code ug ngalan
Expenditure Type	Category (PS, MOOE, CO, etc.)
Amount	Tibuok appropriation ceiling sa piso
Year	Fiscal year

System Settings sa Budget Page

Kining mga setting nag-apply sa tibuok sistema ug mahimong usbon lamang sa BUDGET o ADMIN:

Setting	Deskripsyon
Fiscal Year	Ang kasamtangan nga default fiscal year. Tanan nga mga module nag-pre-select niining tuig isip default.
PPMP Submission Deadline	Human niining petsa, ang mga opisina dili na makasubmit og PPMPs. Ang mga BUDGET ug ADMIN user makaka-submit pa gihapon human sa deadline.
PPMP Modification Deadline	Human niining petsa, ang mga already-submitted PPMPs dili na ma-modify.
Default Reference Period	Ang reference period nga naka-pre-select kung maghimo og bag-ong Purchase Requests.

---

2. Paghimo og Appropriation (/procurement/budget/allocate)

Gikan sa Budget dashboard, i-klik ang Allocate Budget.

Punan ang form:

Field	Deskripsyon
Office	Pilia ang departamento nga ma-allocate og budget
Expenditure Account	Pilia ang account gikan sa configured list (hal., "Office Supplies — MOOE")
Year	Ang fiscal year nga nag-apply niining appropriation
Amount	Ang tibuok appropriation ceiling sa piso

I-klik ang Save. Ang appropriation dayon na active ug gamiton para ma-validate ang PPMP submissions gikan sa maong opisina.

caution

Ang matag kombinasyon sa Office + Expenditure Account + Year kinahanglan unique. Kung aduna nay record para sa maong kombinasyon, i-edit kini imbes nga maggamit og bag-ong usa.

---

3. Pag-edit sa Appropriation

Gikan sa Budget dashboard, i-klik ang edit icon sa bisan unsang appropriation row.

Mahimo nimong i-update ang Amount. Ang Office, Expenditure Account, ug Year dili na mabag-o (kuhaa ug himoa pag-usab kung kini kinahanglan mabag-o).

I-klik ang Save.

---

4. Pag-delete sa Appropriation

I-klik ang delete icon sa bisan unsang appropriation row. Permanente ang pagkuha. Ang sistema dili mopugong sa pagkuha bisan kung ang mga PPMP nag-reference niining appropriation, busa mag-confirm una sa wala pa magkuha.

warning

Ang pag-delete sa appropriation permanente ug dili na maibalik. Sigurohon una nga walay active PPMPs nga nag-reference sa appropriation sa wala pa magkuha.

---

5. Giunsa Nag-Enforce sa mga Appropriation ang Budget

Kung nag-submit og PPMP ang usa ka opisina:

1. Gisumada sa sistema ang tanan nga PPMP line item amounts matag expenditure account.
2. Gi-compare ang total batok sa appropriation sa opisina para sa maong account ug tuig.
3. Kung ang PPMP total molapas sa appropriation, gi-block ang submission uban ang budget exceeded error.
4. Ang mga BUDGET ug ADMIN user mahimong mag-override niining validation kung kinahanglan.

---

6. PPMP Submission Deadline

Ang submission deadline nagpugong sa mga late PPMP submissions.

• I-set ang deadline date sa Budget dashboard.
• Human sa deadline, ang Submit button sa mga PPMP gi-disable para sa standard office roles.
• Ang BUDGET ug ADMIN makaka-submit kanunay, bisan human sa deadline.

Aron ma-extend ang deadline:

1. Adto sa Budget dashboard.
2. I-update ang PPMP Submission Deadline date ngadto sa mas ulahi nga petsa.
3. I-save.

---

7. Fiscal Year Setting

Ang fiscal year usa ka system-wide setting nga:

• Nag-pre-fill sa year field kung maghimo og PPMPs, WFPs, AIPs, PRs
• Nag-filter sa mga default view sa tibuok sistema ngadto sa kasamtangang tuig

Aron mabag-o ang fiscal year sa simula sa bag-ong budget cycle:

1. Adto sa Budget dashboard.
2. I-update ang Fiscal Year field.
3. I-save.

---

8. Default Reference Period

Ang default reference period nag-pre-select og quarter o semester kung ang mga user naghimo og Purchase Requests. Nakakatipid kini og panahon sa simula sa procurement cycle.

Aron ma-set kini:

1. Adto sa Budget dashboard.
2. Pilia ang period gikan sa Default Reference Period dropdown.
3. I-save.

Ang mga reference period gi-configure ubos sa Procurement → Settings → Reference Periods.

---

Expenditure Account Structure

Ang mga budget appropriation nakadugtong sa mga expenditure account, nga gi-organize sa duha ka lebel:

Expenditure Type (Category)
  └── Expenditure Account (specific account code)

Pananglitan:

MOOE — Maintenance and Other Operating Expenses
  └── 5-02-03-010 — Office Supplies Expense
  └── 5-02-03-090 — Other Supplies and Materials Expense
  └── 5-02-99-099 — Other MOOE

Aron ma-manage ang mga expenditure type ug account, adto sa Procurement → Settings → Expenditure Types / Expenditure Specifications.

---

Common Tasks Quick Reference

Task	Asa
Pagtan-aw sa tanan nga office appropriation	/procurement/budget
Pag-allocate og budget sa usa ka opisina	/procurement/budget → Allocate Budget
Pag-edit sa appropriation amount	/procurement/budget → edit icon sa row
Pag-delete sa appropriation	/procurement/budget → delete icon sa row
Pag-set sa fiscal year	/procurement/budget → Fiscal Year field → Save
Pag-set sa PPMP submission deadline	/procurement/budget → PPMP Submission Deadline field → Save
Pag-set sa PPMP modification deadline	/procurement/budget → PPMP Modification Deadline field → Save
Pag-set sa default reference period	/procurement/budget → Default Reference Period field → Save
Pagdugang og expenditure account categories	/procurement/settings/expenditure-types
Pagdugang og expenditure accounts	/procurement/settings/expenditure-specifications
Pagdugang og reference periods	/procurement/settings/reference-periods