Skip to main content

Standard Workflow Guide

Ang Standard Workflow gigamit para sa regular office disbursements nga gihimo sa Requesters. Kining giya mag-walk through sa matag stage sa kompleto nga workflow gikan sa creation hangtod sa payment release.

Workflow Overview​

Ang Standard Workflow nagsunod sa maong sequence:

  1. Requester naghimo og voucher → DRAFT o PENDING
  2. Secretary Review: RECEIVED → REVIEWED → FORWARDED
  3. Mayor Approval: RECEIVED → REVIEWED → FORWARDED
  4. Budget Review: RECEIVED → REVIEWED → FORWARDED
  5. Accounting Review: RECEIVED → REVIEWED → FORWARDED
  6. Treasury Processing: Check Issuance → Available → Released
Sequential Enforcement

Ang matag stage kinahanglan makompleto sa dili pa magsugod ang sunod. Ang sistema nag-enforce niini automatically—dili nimo ma-skip ang stages o magtrabaho out of order.

Stage 1: Requester Naghimo og Voucher​

Unsa ang Mahitabo​

  1. Ang Requester naglog-in sa sistema
  2. Moadto sa "Create Request" page
  3. Nagpuno sa voucher form:
    • Payee name ug address
    • Particulars (payment description)
    • Amount (sa Philippine Pesos)
    • Optional remarks
  4. Nagpili:
    • Save as Draft: Ang voucher magpabilin sa DRAFT status, mahimo i-edit
    • Submit for Review: Ang voucher mahimong PENDING, mosulod sa workflow

Status Human sa Creation​

  • DRAFT: Kung na-save isip draft (wala na-submit)
  • PENDING: Kung na-submit para sa review

Unsa ang Mahitabo Sunod​

  • Kung DRAFT: Ang voucher maghulat hangtod i-submit sa Requester
  • Kung PENDING: Ang Secretary makadawat og notification

Key Points​

  • ✅ Ang Requester makamodify sa DRAFT vouchers
  • ✅ Kung PENDING na, ang Requester dili makamodify
  • ✅ Ang Secretary automatically ma-notify kung na-submit ang voucher

Stage 2: Secretary Review​

Unsa ang Mahitabo​

  1. Ang Secretary makadawat og notification para sa bag-ong voucher
  2. Nag-abli sa voucher ug nag-review:
    • Payee information
    • Payment details
    • Amount ug particulars
    • Supporting documentation (kung aduna)
  3. Nakompleto sa three-stage process:

Step 2.1: RECEIVED​

  • Ang Secretary i-click ang "Received" button
  • Nag-acknowledge sa pagdawat sa voucher
  • Optionally nag-add og comment: "Received for initial review"
  • Ang aksyon na-record uban sa timestamp

Step 2.2: REVIEWED​

  • Ang Secretary i-click ang "Reviewed" button
  • Nakompleto sa review sa voucher details
  • Nag-add og review comments (recommended):
    • "Verified payee information"
    • "Amount ug particulars confirmed"
    • Bisan unsa nga concerns o observations
  • Ang aksyon na-record uban sa timestamp

Step 2.3: FORWARDED​

  • Ang Secretary i-click ang "Forwarded" button
  • Nag-forward sa voucher sa Mayor para sa approval
  • Optionally nag-add og forwarding comment
  • Ang aksyon na-record uban sa timestamp

Status Human sa Secretary Review​

  • VALIDATED: Human sa Secretary makompleto sa tanan nga tulo ka stages
  • Ang voucher mobalhin sa Mayor stage

Unsa ang Mahitabo Sunod​

  • Ang Mayor makadawat og notification
  • Ang voucher makita sa Mayor's pending approvals list

Key Points​

  • ✅ Ang Secretary kinahanglan makompleto sa tanan nga tulo ka stages sa order
  • ✅ Ang comments recommended para sa audit trail
  • ✅ Ang voucher dili makapadayon hangtod i-forward sa Secretary

Stage 3: Mayor Approval​

Unsa ang Mahitabo​

  1. Ang Mayor makadawat og notification para sa Secretary-reviewed voucher
  2. Nag-abli sa voucher ug nag-review:
    • Ang tanan nga previous review information
    • Secretary's comments
    • Voucher details
  3. Nakompleto sa three-stage approval:

Step 3.1: RECEIVED​

  • Ang Mayor i-click ang "Received" button
  • Nag-acknowledge sa pagdawat gikan sa Secretary
  • Ang aksyon na-record uban sa timestamp

Step 3.2: REVIEWED​

  • Ang Mayor i-click ang "Reviewed" button
  • Nakompleto sa executive review
  • Nag-add og approval comments:
    • "Reviewed ug verified"
    • "Approved para sa budget review"
    • Bisan unsa nga executive notes
  • Ang aksyon na-record uban sa timestamp

Step 3.3: FORWARDED​

  • Ang Mayor i-click ang "Forwarded" button
  • Nag-forward sa Budget office
  • Ang aksyon na-record uban sa timestamp

Status Human sa Mayor Approval​

  • APPROVED: Human sa Mayor makompleto sa tanan nga tulo ka stages
  • Ang voucher mobalhin sa Budget stage

Unsa ang Mahitabo Sunod​

  • Ang Budget office makadawat og notification
  • Ang voucher makita sa Budget's pending reviews

Key Points​

  • ✅ Ang Mayor adunay executive approval authority
  • ✅ Para sa Standard workflow, ang voucher moagi diretso sa Budget (walay BAC)
  • ✅ Ang Mayor's approval kinahanglan sa dili pa Budget review

Stage 4: Budget Review​

Unsa ang Mahitabo​

  1. Ang Budget office makadawat og notification
  2. Nag-abli sa voucher ug nag-review:
    • Budget allocation availability
    • Fund source verification
    • Budget compliance
  3. Nakompleto sa three-stage review:

Step 4.1: RECEIVED​

  • Ang Budget staff i-click ang "Received" button
  • Nag-acknowledge sa pagdawat
  • Ang aksyon na-record uban sa timestamp

Step 4.2: REVIEWED​

  • Ang Budget staff i-click ang "Reviewed" button
  • Nag-verify sa budget allocation
  • Nag-add og budget comments:
    • "Funds available sa budget"
    • "Budget allocation verified"
    • Bisan unsa nga budget-related notes
  • Ang aksyon na-record uban sa timestamp

Step 4.3: FORWARDED​

  • Ang Budget staff i-click ang "Forwarded" button
  • Nag-forward sa Accounting
  • Ang aksyon na-record uban sa timestamp

Status Human sa Budget Review​

  • Ang voucher magpabilin sa APPROVED status
  • Mobalhin sa Accounting stage

Unsa ang Mahitabo Sunod​

  • Ang Accounting makadawat og notification
  • Ang voucher makita sa Accounting's pending reviews

Key Points​

  • ✅ Ang Budget nag-verify sa fund availability
  • ✅ Kinahanglan i-confirm ang budget allocation sa dili pa magpadayon
  • ✅ Ang voucher dili makapadayon kung kulang ang budget

Stage 5: Accounting Review​

Unsa ang Mahitabo​

  1. Ang Accounting makadawat og notification
  2. Nag-abli sa voucher ug nag-review:
    • Financial accuracy
    • Accounting compliance
    • Documentation completeness
  3. Nakompleto sa three-stage review:

Step 5.1: RECEIVED​

  • Ang Accounting staff i-click ang "Received" button
  • Nag-acknowledge sa pagdawat
  • Ang aksyon na-record uban sa timestamp

Step 5.2: REVIEWED​

  • Ang Accounting staff i-click ang "Reviewed" button
  • Nag-perform sa financial validation
  • Nag-add og accounting comments:
    • "Financial information verified"
    • "Accounting compliance confirmed"
    • Bisan unsa nga accounting notes
  • Ang aksyon na-record uban sa timestamp

Step 5.3: FORWARDED​

  • Ang Accounting staff i-click ang "Forwarded" button
  • Nag-forward sa Treasury
  • Ang aksyon na-record uban sa timestamp

Status Human sa Accounting Review​

  • Ang voucher magpabilin sa APPROVED status
  • Mobalhin sa Treasury stage

Unsa ang Mahitabo Sunod​

  • Ang Treasury makadawat og notification
  • Ang voucher makita sa Treasury's pending actions

Key Points​

  • ✅ Ang Accounting nag-perform sa final financial validation
  • ✅ Nagsiguro nga ang tanan nga financial requirements natagbo
  • ✅ Last review stage sa dili pa payment processing

Stage 6: Treasury Processing​

Unsa ang Mahitabo​

Ang Treasury adunay three-step process (lahi sa three-stage review):

  1. Check Number Issuance
  2. Available for Release
  3. Released

Step 6.1: Check Number Issuance​

  1. Ang Treasury makadawat og notification
  2. Nag-abli sa voucher
  3. I-click ang "Issue Check Number" o "Check Issuance" button
  4. Nag-enter sa check number:
    • Format: Sumala sa imong organization's check numbering system
    • Pananglitan: "CHK-2024-001234"
  5. Nag-save sa check number
  6. Ang aksyon na-record uban sa timestamp

Step 6.2: Available for Release​

  1. Human sa check number gi-issue
  2. Ang Treasury i-click ang "Mark as Available" o "Available for Release" button
  3. Optionally nag-enter:
    • Release date
    • Recipient information
  4. Ang aksyon na-record uban sa timestamp

Step 6.3: Released​

  1. Kung gi-release na ang payment
  2. Ang Treasury i-click ang "Mark as Released" o "Released" button
  3. Nag-enter sa final release information:
    • Actual release date
    • Payment method (CASH, CHECK, E_TRANSFER)
    • Recipient confirmation
  4. Ang aksyon na-record uban sa timestamp

Status Human sa Treasury Processing​

  • RELEASED: Final status human sa payment gi-release
  • Ang voucher kompleto na

Unsa ang Mahitabo Sunod​

  • Ang Requester makadawat og notification nga gi-release na ang payment
  • Ang voucher makita sa "Released" status para sa tanan nga users
  • Ang proseso kompleto na

Key Points​

  • ✅ Ang Treasury process lahi sa review stages
  • ✅ Tulo ka distinct steps: Check Issuance → Available → Released
  • ✅ Ang final step nakompleto sa tibuok workflow

Pag-Sabot sa Sequential Enforcement​

Nganong Sequential?​

Ang sistema nag-enforce sa sequential workflow aron masiguro:

  • Proper authorization: Ang matag level kinahanglan mag-approve sa dili pa ang sunod
  • Compliance: Walay stages ang mahimo ma-skip
  • Accountability: Clear chain sa responsibility
  • Audit trail: Kompleto nga record sa tanan nga aksyon

Unsa ang Gipasabot Kini Para Kanimo​

  • ✅ Makabuhat ka lang kung ikaw na ang turn
  • ✅ Makakita ka og "Awaiting previous review" kung ang voucher wala pa sa imong stage
  • ✅ Makadawat ka og notifications kung moabot ang voucher sa imong stage
  • ✅ Dili nimo ma-skip ang stages o magtrabaho ahead

Button States​

  • Enabled: Ang voucher anaa sa imong stage, available ang aksyon
  • Disabled: Ang voucher wala pa moabot sa imong stage, o nakalabay na
  • "Awaiting Previous Review": Wala pa makompleto ang previous stage

Pagtan-aw sa Progress​

Approval Progress Bar​

Ang matag voucher adunay progress bar nga nagpakita:

  • Current stage: Kinsa ang departamento nga nag-review karon
  • Completed stages: Green checkmarks para sa completed stages
  • Pending stages: Gray indicators para sa upcoming stages
  • Progress percentage: Unsa ka layo sa workflow
  • Timestamps: Kanus-a nakompleto ang matag stage

Activity Log​

Ang activity log nagpakita:

  • Ang tanan nga aksyon nga gihimo sa voucher
  • Kinsa ang nag-perform sa matag aksyon
  • Kanus-a nahitabo
  • Comments nga gi-add sa matag stage

Status Badges​

Ang voucher status mausab sa tibuok workflow:

  • DRAFT: Gihimo pero wala na-submit
  • PENDING: Na-submit, naghulat sa Secretary
  • VALIDATED: Nakompleto sa Secretary ang review
  • APPROVED: Gi-approve sa Mayor, anaa sa department reviews
  • RELEASED: Gi-release sa Treasury ang payment

Timeline Expectations​

Typical Timeline​

  • Requester Creation: Immediate (kung na-submit)
  • Secretary Review: 1-2 business days
  • Mayor Approval: 1-3 business days
  • Budget Review: 1-2 business days
  • Accounting Review: 1-2 business days
  • Treasury Processing: 1-3 business days

Total: Mga 5-12 business days gikan sa submission hangtod sa release

Actual Timeline

Ang timeline nagkalain-lain base sa:

  • Volume sa vouchers
  • Urgency sa payment
  • Department workload
  • Approval requirements

Common Workflow Issues​

Issue: Na-Stuck ang Voucher sa Usa ka Stage​

Posible nga mga hinungdan:

  • Ang reviewer wala pa makompleto sa tanan nga tulo ka stages
  • Ang reviewer naa sa leave
  • Technical issue

Solution:

  • Check ang activity log aron makita ang last action
  • Kontak ang departamento sa maong stage
  • Kontak ang administrator kung kinahanglan

Issue: Dili Makita ang Next Button​

Posible nga mga hinungdan:

  • Wala pa makompleto ang previous stage
  • Ang voucher anaa sa sayop nga stage
  • Technical issue

Solution:

  • Check ang approval progress bar
  • I-verify nga nakompleto na ang previous stage
  • I-refresh ang page
  • Kontak ang administrator kung nagpadayon ang issue

Issue: Dili Makadawat og Notification​

Posible nga mga hinungdan:

  • Notification system delay (auto-refreshes matag 30 seconds)
  • Browser notification settings
  • Account issue

Solution:

  • Maghulat og 30 seconds para sa auto-refresh
  • Manually i-refresh ang notifications
  • Check ang notification bell badge
  • Kontak ang administrator kung kinahanglan

Best Practices​

Para sa Requesters​

  1. ✅ Pun-i ang tanan nga information completely
  2. ✅ Specific sa particulars
  3. ✅ I-double-check ang amounts sa dili pa i-submit
  4. ✅ Monitor ang voucher progress

Para sa Reviewers​

  1. ✅ I-review dayon kung na-notify
  2. ✅ Kompletuhon ang tanan nga tulo ka stages sa order
  3. ✅ I-add ang meaningful comments
  4. ✅ I-forward dayon human sa review

Para sa Treasury​

  1. ✅ I-issue ang check numbers accurately
  2. ✅ I-mark available kung andam na
  3. ✅ I-record ang release information completely
  4. ✅ I-update ang status dayon

Unsa ang Sunod?​

Karon nga nasabtan mo na ang Standard Workflow:

  1. GSO Workflow Guide - Pagkat-on bahin sa GSO workflow uban sa BAC review
  2. HR Workflow Guide - Sabta ang HR-specific workflow
  3. Approval Progress Guide - Detailed progress tracking
  4. Activity Log Guide - Pag-sabot sa audit trails
Practice

Sundon ang voucher pinaagi sa kompleto nga workflow aron makakita kung giunsa nag-function ang matag stage sa practice.

Questions?
Copyright © 2026 Municipal Government. Gihimo sa Docusaurus ogLocalWebVenturesLocalWebVentures.