BAC Secretariat Module — User Manual

Pasiuna

Ang BAC Secretariat (BAC-Sec) module mao ang workspace para sa Bids and Awards Committee Secretariat. Ang BAC-Sec responsable sa pag-manage sa procurement workflow gikan sa canvassing pinaagi sa purchase order issuance. Ang module naghatag og centralized hub nga adunay quick access sa tulo ka main area sa responsibilidad sa BAC-Sec: ang Annual Procurement Plan, RFQ management, ug Purchase Order management.

Access

Role	Deskripsyon
`BAC_SEC`	BAC Secretariat — full access sa kining module
`ADMIN`	Full access

Ang tanan pang role nag-redirect sa dashboard kung mosulay og access sa /bac-sec.

BAC vs BAC_SEC

Ang BAC_SEC role lain sa BAC role. Ang mga BAC member (BAC role) nagpaparte sa parallel approval step sa mga Disbursement Voucher. Ang BAC Secretariat (BAC_SEC role) nag-manage sa procurement process — RFQs, POs, ug procurement planning.

Navigation path: Sidebar → BAC Secretariat

Module Hub (`/bac-sec`)

Ang BAC-Sec page usa ka navigation hub nga adunay tulo ka shortcut button nga direkta naglink sa mga relevant nga lugar:

Shortcut	Destinasyon	Katuyoan
Annual Procurement Plan	`/planning/app`	Pagtan-aw sa consolidated procurement plan sa tanan nga opisina
RFQ Management	`/procurement/rfq`	Pag-manage sa Requests for Quotation, bids, ug awards
PO Management	`/procurement/po`	Pag-manage sa Purchase Orders ug paghimo og Disbursement Vouchers

Mga Panguna nga Responsibilidad

1. Annual Procurement Plan (APP)

Access pinaagi sa: BAC-Sec hub → Annual Procurement Plan

Ang APP usa ka consolidated read-only view sa tanan nga approved PPMP items sa matag opisina para sa fiscal year. Gigamit kini sa BAC-Sec aron:

Makita kung unsa ang planong i-procure sa tanan nga opisina
Ma-verify nga tama ang mga procurement mode
Ma-confirm ang budget coverage sa wala pa maghimo og mga RFQ

Mga available nga filter:

Year
Office
Status

Export: I-klik ang Export aron ma-download ang tibuok APP file.

2. RFQ Management

Access pinaagi sa: BAC-Sec hub → RFQ Management (o direkta sa /procurement/rfq)

Ang RFQ (Request for Quotation) mao ang canvassing document. Ang BAC-Sec nagdawat sa mga RFQ nga gi-forward sa GSO o Admin, nag-monitor sa ilang progress, ug nag-process niini hangtod sa award.

Pagtan-aw sa mga RFQ

Ang RFQ list nagpakita sa tanan nga RFQ. Mga filter:

Office
Reference Period
Publication Type
Status
Tags

Pag-approve sa RFQ

Kung ang RFQ gi-submit para sa approval:

Ablihi ang RFQ detail page.
I-review ang mga item ug supplier.
I-klik ang Approve aron ma-advance ang RFQ sa canvassing.

Pag-mark sa RFQ para sa Canvass

Human sa approval, i-mark ang RFQ isip andam para sa canvassing:

I-klik ang Mark for Canvass sa RFQ detail.
Kini nagsenyas nga ang canvassing (pag-solicit sa supplier quotations) magsugod na.

Bulk Operations

Gikan sa RFQ list, pilia ang daghang RFQ aron mabuhat ang bulk actions:

Submit Selected — batch submit sa sunod nga stage
Mark for Canvass — batch mark isip andam para sa canvassing
Approve Selected — batch approve
Delete Selected — batch delete (DRAFT/eligible RFQs lamang)

Pag-enter sa mga Bid

Kung nag-submit ang mga supplier og quotations:

Ablihi ang RFQ detail.
I-klik ang Add Bid.
Pilia ang payee (supplier) gikan sa Payee Directory.
Isulod ang unit prices para sa matag RFQ line item.
I-save ang bid.

Uliton para sa matag supplier nga nag-submit og presyo.

Pag-award sa RFQ

Human ma-enter ang tanan nga bid:

I-klik ang Award sa RFQ detail.
Pilia ang nanalo nga supplier:
- Single award — usa ka supplier ang nagdaog sa tanan nga item
- Per-item award — lain-laing supplier ang nagdaog sa indibidwal nga mga item (multi-source award)
I-save ang award.

Naka-lock na ang RFQ. Mahimo na kang moadto sa paghimo og PO o DV.

Paghimo og PO gikan sa Awarded RFQ

Para sa standard procurement:

Sa awarded RFQ detail, i-klik ang Create PO.
Ang Purchase Order nabuhat uban ang presyo ug quantities sa nanalo nga supplier.
Ang PO anaa sa DRAFT status; i-review ug i-issue kini.

Paghimo og DV Direkta gikan sa RFQ

Para sa small-value purchases ug direct procurement (RFQs nga adunay publication type nga DIRECT_TO_VOUCHER):

Sa awarded RFQ detail, i-klik ang Create DV.
Ang Disbursement Voucher nabuhat direkta — wala nay kinahanglan nga PO.

Pag-export sa RFQ Report

I-klik ang Export sa RFQ detail aron ma-download ang canvass/RFQ report.

3. PO Management

Access pinaagi sa: BAC-Sec hub → PO Management (o direkta sa /procurement/po)

Ang BAC-Sec nag-monitor sa mga Purchase Order ug naghimo og mga Disbursement Voucher para sa bayad.

Pagtan-aw sa mga PO

Ang PO list nagpakita sa tanan nga purchase order. Mga filter:

Office
Status
Date range

PO Status Flow

DRAFT → ISSUED → DELIVERED
              ↘ CANCELLED

Paghimo og DV gikan sa PO

Kung ang PO na-deliver na ug panahon na para bayran ang supplier:

Ablihi ang PO detail page.
I-klik ang Create DV.
Ang Disbursement Voucher nabuhat uban ang supplier, items, ug amounts sa PO nga naka-pre-fill.
Ang DV mosulod sa disbursement workflow para sa approval ug bayad.

Pag-export sa PO Report

I-klik ang Export sa PO detail aron ma-download ang PO document.

Procurement Flow — Perspektibo sa BAC-Sec

Ang mga opisina nag-submit og PPMPs
      │
      └── Ang mga Approved PPMP makita sa APP (BAC-Sec nag-monitor)
            │
            └── Ang mga opisina naghimo og PR gikan sa PPMPs
                  │
                  └── Ang GSO/Admin nag-bundle sa PRs ngadto sa RFQs
                        │
                        └── BAC-Sec nag-approve → nag-mark para sa canvass
                              │
                              └── Ang mga supplier nag-submit og bids → BAC-Sec nag-enter sa bids
                                    │
                                    └── BAC-Sec nag-award sa RFQ
                                          │
                                          ├── Standard → nabuhat ang PO
                                          │     │
                                          │     └── Delivery → BAC-Sec naghimo og DV
                                          │
                                          └── Direkta sa DV → BAC-Sec naghimo og DV direkta

Publication Types Reference

Type	Deskripsyon	Aksyon sa BAC-Sec nga Kinahanglan
`NONE`	Internal canvass lamang	Direkta mag-proceed sa canvassing
`PHILGEPS_200K_TO_400K`	Shopping mode; kinahanglan og PhilGEPS posting	Sigurohon nga nahuman ang PhilGEPS posting sa wala pa mag-award
`PHILGEPS_ABOVE_200K`	Competitive bidding; kinahanglan og PhilGEPS posting	Sigurohon ang PhilGEPS posting ug required waiting period sa wala pa mag-award
`DIRECT_TO_VOUCHER`	Small value / direct procurement	Mag-award ug direkta maghimo og DV (walay PO)

Common Tasks Quick Reference

Task	Asa
Pagtan-aw sa Annual Procurement Plan	BAC-Sec hub → Annual Procurement Plan
Pagtan-aw sa tanan nga RFQ	BAC-Sec hub → RFQ Management
Pag-approve sa RFQ	RFQ detail → Approve
Pag-mark sa RFQ para sa canvassing	RFQ detail → Mark for Canvass
Pag-enter sa supplier bids sa RFQ	RFQ detail → Add Bid
Pag-award sa RFQ	RFQ detail → Award
Paghimo og PO gikan sa awarded RFQ	RFQ detail → Create PO
Paghimo og DV gikan sa awarded RFQ (direkta)	RFQ detail → Create DV
Pagtan-aw sa tanan nga Purchase Order	BAC-Sec hub → PO Management
Paghimo og DV gikan sa PO	PO detail → Create DV
Pag-export sa RFQ o PO document	RFQ/PO detail → Export

Pasiuna​

Access​

Module Hub (/bac-sec)​

Mga Panguna nga Responsibilidad​

1. Annual Procurement Plan (APP)​

2. RFQ Management​

Pagtan-aw sa mga RFQ​

Pag-approve sa RFQ​

Pag-mark sa RFQ para sa Canvass​

Bulk Operations​

Pag-enter sa mga Bid​

Pag-award sa RFQ​

Paghimo og PO gikan sa Awarded RFQ​

Paghimo og DV Direkta gikan sa RFQ​

Pag-export sa RFQ Report​

3. PO Management​

Pagtan-aw sa mga PO​

PO Status Flow​

Paghimo og DV gikan sa PO​

Pag-export sa PO Report​

Procurement Flow — Perspektibo sa BAC-Sec​

Publication Types Reference​

Common Tasks Quick Reference​