Inventory Module — User Manual

Pasiuna

Ang Inventory module nag-track sa pisikal nga pagdawat, pag-isyu, ug accountability sa mga item nga na-procure sa organisasyon. Direkta kini nagkonektar sa mga Disbursement Voucher ug Purchase Order — ang mga item nga nadawat gikan sa maong mga dokumento gi-record dinhi ug gi-track hangtod ma-isyu sa mga custodian.

---

Access

Role	Access Level
ADMIN	Full access sa tanan nga tab
INVENTORY_PROPERTY_CUSTODIAN	Limited view — nag-land sa Receiving tab; nagtago ang Item Catalog

• Navigation path: Sidebar → Inventory

---

Mga Klasipikasyon sa Item

Ang matag inventory item naa sa usa sa tulo ka klase, nga nagdeterminar kung giunsa kini i-track ug kung unsang dokumento ang mabuhat sa pag-isyu:

Klasipikasyon	Deskripsyon	Dokumento sa Pag-isyu
INVENTORY	Consumable supplies	Walay formal accountability document
SEP	Semi-Expendable Property (useful life 1–5 ka tuig)	ICS — Inventory Custodian Slip
PPE	Property, Plant and Equipment (useful life 5+ ka tuig)	PAR — Property Acknowledgement Receipt

---

Mga Tab sa Module

Ang Inventory module usa ka single page nga adunay tabbed sections:

1. Item Catalog
2. Receiving
3. Issuance
4. Stock Card / Ledger
5. SEP Registry
6. PPE Registry
7. MR Custodians

---

Tab 1: Item Catalog

Naglista sa tanan nga item nga gi-configure para sa inventory tracking. Ang mga item gikan sa Item Directory (gi-set up sa Admin → Directories → Item Templates).

Unsa ang Gipakita

Para sa matag item:

• Ngalan ug unit sa item
• Klasipikasyon (INVENTORY, SEP, o PPE)
• Useful life (sa mga tuig)
• Useful life band (SHORT_LIVED, MEDIUM_LIVED, LONG_LIVED)
• Kasamtangan nga stock balance

Mga Useful Life Band

Band	Mga Tuig
SHORT_LIVED	1–3 ka tuig
MEDIUM_LIVED	3–5 ka tuig
LONG_LIVED	5 o labaw pa ka tuig

---

Tab 2: Receiving

Nag-record sa pisikal nga pagdawat sa mga item gikan sa DV o PO ngadto sa stock.

Pagdawat gikan sa Disbursement Voucher

1. I-klik ang Receive from DV.
2. Pilia ang DV gikan sa listahan sa eligible DVs (mga DV nga adunay mga item nga wapa pa fully nadawat).
3. Pilia kung unsang line items ang dawaton.
4. I-set ang received quantity para sa matag item.
5. I-set ang klasipikasyon (INVENTORY, SEP, o PPE) para sa matag item.
6. I-set ang unit cost.
7. I-klik ang Save.

Ang sistema nag-record sa RECEIVE movement ug nag-update sa stock balance.

Pagdawat gikan sa Purchase Order

1. I-klik ang Receive from PO.
2. Pilia ang PO gikan sa listahan sa eligible POs.
3. Sundon ang pareho nga mga lakang sa DV receiving sa ibabaw.

Unsa ang Mahitabo Human sa Pagdawat

• Ang stock balance miabot para sa matag item nga nadawat.
• Ang stock movement record nabuhat uban ang reference type nga DV o PO.
• Ang snapshot sa classification rules sa panahon sa pagdawat gi-save (immutable para sa audit).

---

Tab 3: Issuance

Nag-isyu sa mga item gikan sa stock ngadto sa indibidwal nga mga custodian, naghimo sa appropriate accountability document (ICS o PAR).

Pag-isyu og Item

1. I-klik ang Issue Item.
2. Punan ang issuance form:

Field	Deskripsyon
Item	Pilia ang item nga i-isyu
Quantity	Pila ka unit ang i-isyu
Custodian	Ang user nga magdawat sa custody (gipili gikan sa system users)
Office	Ang opisina nga kansang ang custodian
Document Type	Awtomatiko gikan sa klasipikasyon: ICS para sa SEP, PAR para sa PPE
Document Number	Ang ICS o PAR document reference number
Useful Life Band	Kumpirmahon o i-override ang useful life band para niining issuance

3. I-klik ang Save.

Human sa Pag-isyu

• Ang stock balance mikunhod.
• Nabuhat ang Accountability Record (tan-awa ang SEP Registry ug PPE Registry tabs).
• Ang sistema nag-record sa ISSUE movement nga nakadugtong sa custodian ug dokumento.

---

Tab 4: Stock Card / Ledger

Usa ka chronological movement history para sa usa ka item — katumbas sa tradisyonal nga government stock card.

Paggamit sa Stock Card

1. Pilia ang item gikan sa dropdown.
2. Ang ledger nagpakita sa tanan nga movement para sa maong item sa pagkasunod-sunod:

Column	Deskripsyon
Date	Petsa sa movement
Type	RECEIVE, ISSUE, o ADJUSTMENT
Reference	DV number, PO number, o "Manual"
Quantity In	Mga unit nga gidugang sa stock
Quantity Out	Mga unit nga gikuha sa stock
Balance	Nagpadayon nga stock balance
Unit Cost	Gasto matag unit sa kining movement
Total Cost	Quantity × Unit Cost

Mga Stock Adjustment

Kung ang pisikal nga bilang lahi sa system balance, ang ADJUSTMENT movement mahimong i-record aron ma-correct ang balance. Ang ADMIN lamang ang makabuhat og manual adjustments.

---

Tab 5: SEP Registry

Naglista sa tanan nga Semi-Expendable Property accountability records — usa ka record matag item matag custodian.

Pagtan-aw sa SEP Registry

I-filter pinaagi sa:

• Status: ACTIVE (anaa ang item sa custodian), RETURNED (gibalik ang item sa stock), DISPOSED (gi-dispose na ang item)
• Custodian
• Office

Ang matag record nagpakita sa:

• Ngalan sa item
• Ngalan sa custodian ug opisina
• ICS document number
• Petsa sa pag-isyu
• Expected return (kung applicable)
• Status

Unsa ang Mahitabo Kung Ibalik ang SEP Item

Kontak ang Inventory Custodian o Admin aron ma-update ang accountability record status ngadto sa RETURNED ug ma-record ang return movement.

---

Tab 6: PPE Registry

Naglista sa tanan nga Property, Plant and Equipment accountability records. Pareho nga istruktura sa SEP Registry.

I-filter pinaagi sa Status: ACTIVE, RETURNED, DISPOSED.

Ang matag record nagpakita sa:

• Ngalan sa item
• Ngalan sa custodian ug opisina
• PAR document number
• Petsa sa pag-isyu
• Status

---

Tab 7: MR Custodians

Listahan sa Memorandum Receipt (MR) custodian — nag-track kung unsang mga user ang may formal custody sa unsang mga item ubos sa MR documents.

Kining tab gigamit para sa pagtan-aw ug pag-manage sa custodian assignments. Kontak ang imong Admin aron ma-update ang mga MR assignment.

---

Stock Movement Types Reference

Type	Deskripsyon
RECEIVE	Mga item nga gidugang sa stock (gikan sa DV, PO, o manual)
ISSUE	Mga item nga gikuha sa stock (gi-isyu sa custodian)
ADJUSTMENT	Manual correction sa stock balance

---

Reference Types (Gigikanan sa Movement)

Reference Type	Deskripsyon
DV	Ang movement naggikan sa Disbursement Voucher
PO	Ang movement naggikan sa Purchase Order
PR	Ang movement naggikan sa Purchase Request
MANUAL	Manually gi-enter nga movement (adjustment o initial stock load)

---

Common Tasks Quick Reference

Task	Asa
Pagtan-aw sa tanan nga item ug kasamtangan nga stock	Inventory → Item Catalog tab
Pagdawat sa mga item gikan sa DV	Inventory → Receiving tab → Receive from DV
Pagdawat sa mga item gikan sa PO	Inventory → Receiving tab → Receive from PO
Pag-isyu sa mga item sa custodian	Inventory → Issuance tab → Issue Item
Pagtan-aw sa movement history para sa item	Inventory → Stock Card tab → pilia ang item
Pagtan-aw sa tanan nga SEP accountability records	Inventory → SEP Registry tab
Pagtan-aw sa tanan nga PPE accountability records	Inventory → PPE Registry tab
Pagtan-aw sa MR custodians	Inventory → MR Custodians tab