Planning Module — User Manual

Pasiuna

Ang Planning module nag-manage sa mga budget planning documents nga nagporma sa pundasyon sa procurement cycle. Ang chain nag-agay gikan sa Work and Financial Plans (WFPs) pinaagi sa Annual Investment Programs (AIPs) padulong sa PPMPs. Naghatag usab ang module og consolidated view sa Annual Procurement Plan (APP) ug Program of Work (POW) attachments.

---

Access

Feature	Mga Role nga Gitugotan
Paghimo / Pag-submit sa WFP o AIP	Tanan nga office roles, PPMP_PREPARER, PPMP_APPROVER, PPMP_VIEWER, SECRETARY, ADMIN
Pag-approve / Pag-return sa WFP o AIP	HOPE
Pagtan-aw sa WFPs ug AIPs sa tanan nga opisina	ADMIN, HOPE
Pagtan-aw sa APP (read-only)	Tanan nga authenticated users

• Navigation path: Sidebar → Planning

---

1. Work and Financial Plan (/planning/wfp)

Ang WFP mao ang budget request nga gisumite sa usa ka sub-office (usa ka departamento nga adunay parent department). Nagdetalye kini sa planong mga gastos sa matag quarter para sa usa ka fiscal year.

Pagtan-aw sa mga WFP

Ang listahan nagpakita sa mga WFP para sa imong opisina. Mga available nga filter:

• Year — pilia ang fiscal year
• Office — para sa ADMIN ug HOPE, i-filter sa bisan unsang opisina; ang uban makakita sa ilang kaugalingon
• Child Office View — i-toggle aron makita usab ang mga WFP gikan sa sub-offices sa imong departamento

Paghimo og WFP

I-klik ang Create WFP ug punan ang:

Field	Deskripsyon
Year	Fiscal year nga gilakip niining WFP
Title	Descriptive nga titulo
Description	Opsyonal nga mga nota o katuyoan
Office	Ang departamento nga nagsumite sa WFP
Type	REGULAR — standard annual plan; SUPPLEMENTAL — additional request sa tunga sa tuig

Dayon magdugang og line items. Ang matag line item nagrepresenta og usa ka gastos:

Field	Deskripsyon
Object of Expenditure	Unsa ang kwarta para sa
Total Authorized Appropriation	Tibuok budget ceiling para niining item
Unprogrammed Amount	Bahin nga wapa ma-allocate sa quarter
Net Program	Kantidad nga planong gaston (Total minus Unprogrammed)
Q1–Q4 Request	Gi-request nga kantidad matag quarter
Q1–Q4 Recommendation	Gi-recommend nga kantidad matag quarter (gipuno sa reviewer)

Pag-submit sa WFP

1. Sigurohon nga ang WFP adunay DRAFT status.
2. I-klik ang Submit.
3. Adunay dialog nga mag-verify sa password — isulod ang imong account password aron ma-confirm.
4. Ang status mabag-o ngadto sa SUBMITTED.

WFP Status Flow

DRAFT → SUBMITTED → APPROVED
                  ↘ RETURNED (balik sa DRAFT para sa revision)
                  ↘ REJECTED

WFP Approval (HOPE lamang)

Ang mga HOPE user makakita sa pending WFPs list. Gikan sa WFP detail:

• Approve — nagmarka sa WFP isip APPROVED; kinahanglan og password
• Return — nagbalik niini sa DRAFT uban sa mga komento; kinahanglan og password
• Reject — permanenteng nag-reject; kinahanglan og password

Pag-export sa WFP

Gikan sa WFP detail, i-klik ang Export aron ma-download ang WFP isip file.

---

2. Annual Investment Program (/planning/aip)

Ang AIP gihimo sa root departments (top-level nga mga opisina nga walay parent). Nagdeskriba kini sa mga planong programa, aktibidad, ug proyekto para sa fiscal year, uban ang mga breakdown sa funding source ug climate change tagging.

Ang AIP mahimong himuon independently o i-link sa existing nga WFP.

Pagtan-aw sa mga AIP

Sama nga filtering options sa WFP: year, office, ug child-office toggle para sa ADMIN/HOPE.

Paghimo og AIP

I-klik ang Create AIP ug punan ang:

Field	Deskripsyon
Year	Fiscal year
Title	Descriptive nga titulo
Description	Opsyonal nga mga nota
Office	Ang root department nga nagsumite niining AIP
Type	REGULAR o SUPPLEMENTAL
Source WFP	Opsyonal nga link sa WFP nga gigikanan niining AIP

Magdugang og line items. Ang matag line item usa ka programa/aktibidad/proyekto (PAP):

Field	Deskripsyon
Reference Code	Unique identifier para niining PAP
Program / Activity Description	Unsa ang buhaton
Implementing Office	Opisina nga responsable sa pagpatuman
Schedule Start / End	Target nga timeframe
Expected Outputs	Mga measurable deliverable
Funding Source	Diin gikan ang kwarta
PS Amount	Personnel Services amount
MOOE Amount	Maintenance and Other Operating Expenses amount
CO Amount	Capital Outlay amount
Climate Change Amounts	Adaptation / Mitigation tagging matag PS/MOOE/CO
Typology Code	Classification code

Pag-submit ug Pag-approve sa AIP

Ang flow pareho sa WFP:

1. Submit → password verification → status mahimong SUBMITTED
2. HOPE nag-approve, nag-return, o nag-reject → password verification sa matag aksyon

DRAFT → SUBMITTED → APPROVED
                  ↘ RETURNED
                  ↘ REJECTED

Pag-export sa AIP

Gikan sa AIP detail, i-klik ang Export aron ma-download ang AIP file.

---

3. Program of Work (/planning/pow)

Kini usa ka read-only viewer nga naglista sa tanan nga PPMPs nga adunay POW (Program of Work) file attachments.

• I-expand ang row aron makita ang mga attached file uban ang mga download link.
• Ang mga POW file gi-upload gikan sa sulod sa PPMP detail page (Procurement module).

Gamita kining page aron daling makit-an ug ma-download ang mga POW document nga dili na kinahanglan moadto sa individual PPMPs.

---

4. Annual Procurement Plan (/planning/app)

Ang APP usa ka consolidated, read-only view nga nag-aggregate sa PPMP line items sa tanan nga mga opisina ngadto sa usa ka procurement plan para sa fiscal year.

Mga Filter

Filter	Deskripsyon
Year	Fiscal year
Office	I-filter sa specific nga opisina
Status	I-filter pinaagi sa PPMP status

Unsa ang Gipakita

Para sa matag PPMP item: deskripsyon, unit, quantity, unit price, total amount, quarterly distribution, funding source, ug mode of procurement.

Pag-export sa APP

I-klik ang Export aron ma-download ang consolidated APP file.

---

Planning Chain Summary

Sub-Office WFP  ─────────────────────────────────────────────┐
                                                              │
Root Office AIP  ←── (opsyonal nga nag-reference sa WFP) ──┘
     │
     └── PPMP ← nag-reference sa AIP (Procurement module)
           │
           └── PR → RFQ → PO → DV

---

Common Tasks Quick Reference

Task	Asa
Paghimo og WFP para sa imong opisina	/planning/wfp → Create WFP
Pag-submit sa WFP para sa approval	WFP detail → Submit (kinahanglan og password)
Pag-approve sa submitted WFP	/planning/wfp → WFP detail → Approve (HOPE lamang)
Paghimo og AIP	/planning/aip → Create AIP
Pagtan-aw sa tanan nga POW attachments	/planning/pow
Pagtan-aw sa tibuok APP	/planning/app
Pag-export sa WFP o AIP	WFP/AIP detail → Export