Procurement Module — User Manual

Pasiuna

Ang Procurement module nag-handle sa tibuok acquisition cycle: gikan sa planning pinaagi sa PPMP, pinaagi sa requesting (PR), canvassing (RFQ), awarding (PO), hangtod sa paghimo og payment documents (DV). Naglakip usab kini sa budget appropriation management ug configuration sa expenditure accounts ug reference periods.

Access pinaagi sa Feature

Feature	Mga Role nga Gitugotan
Paghimo / Pag-submit sa PPMP	PPMP_PREPARER, DEPARTMENT_HEAD, tanan nga office roles, SECRETARY, ADMIN
Pag-approve sa PPMP	GSO, BAC, ADMIN, BUDGET, MAYOR, HOPE
Pag-bypass sa PPMP deadline	BUDGET, ADMIN
Paghimo / Pag-submit sa PR	Tanan nga office roles + allowedRoles
Pag-manage sa RFQ / PO	GSO, BAC, ADMIN, BUDGET, MAYOR, HOPE
Pag-manage sa Budget Appropriations	BUDGET, ADMIN
Pag-configure sa Expenditure Accounts	BUDGET, ADMIN

Navigation path: Sidebar → Procurement

1. PPMP — Project Procurement Management Plan (`/procurement/ppmp`)

Ang PPMP naglista sa tanan nga items ug serbisyo nga planong i-procure sa opisina sa usa ka fiscal year. Kinahanglan kini ma-approve sa wala pa mag-reference ang mga Purchase Request niini.

Pagtan-aw sa mga PPMP

Ang listahan nagpakita sa mga PPMP nga may kalabutan sa imong role:

Ang mga office role makakita sa PPMP sa ilang kaugalingong opisina
Ang ADMIN, BUDGET, MAYOR, HOPE, GSO, BAC makakita sa tanan nga opisina

Mga Filter: Year, Office, Status, Type

Paghimo og PPMP

I-klik ang Create PPMP ug punan ang:

Field	Deskripsyon
Year	Fiscal year
Title	Ngalan para niining PPMP
Description	Opsyonal nga mga nota
Office	Opisina nga kansang kining PPMP
Type	`REGULAR` — standard annual plan; `SUPPLEMENTAL` — mid-year additions
Expenditure Account(s)	Ang account(s) nga gigikanan niining PPMP

Human mag-save, dad-on ka sa PPMP detail page aron magdugang og line items.

Pagdugang og PPMP Line Items

Sa PPMP detail page, magdugang og items usa-usa:

Field	Deskripsyon
Item	Pilia gikan sa Item Directory (o isulod manually)
Expenditure Account	Kung unsang account ang sisinglon
Quantity per month (Jan–Dec)	Planong procurement quantities matag bulan
Unit Price	Estimated unit cost
Justification	Rason kung ngano kinahanglan kining item

Ang sistema awtomatiko nga nag-total sa matag row ug sa kinatibuk-ang PPMP amount.

Pag-attach sa Program of Work (POW) Files

Sa PPMP detail, gamiton ang Attach POW section aron mag-upload og supporting files. Ang mga na-upload nga file makita sa Planning → POW viewer.

Pag-submit sa PPMP

note

Adunay submission deadline nga gi-set sa Budget Office. Human sa maong petsa, ang mga BUDGET ug ADMIN role lamang ang makasubmit. Susama ang deadline sa wala pa mag-submit.

Gikan sa PPMP list, i-check ang PPMP(s) nga gusto nimong i-submit.
I-klik ang Submit Selected.
Isulod ang imong password aron ma-confirm.
Ang status mabag-o sa unang step sa configured PPMP workflow.

Pag-approve sa PPMP (Mga Approver Role)

Ang mga approver makakita sa pending PPMPs sa ilang queue. Ablihi ang PPMP detail aron:

Approve — nag-advance sa sunod nga workflow step o nagmarka isip approved
Return — nagbalik para sa revision uban ang mga komento

Paghimo og Supplemental PPMP

Ang supplemental PPMP usa ka mid-year addition nga nakadugtong sa parent REGULAR PPMP.

Ablihi ang parent PPMP detail.
I-klik ang Create Supplemental.
Ang bag-ong PPMP naka-pre-link sa parent.
Magdugang og bag-ong line items ug i-submit pinaagi sa normal nga workflow.

PPMP Status Flow

DRAFT → (mga workflow step) → APPROVED
                            ↘ RETURNED → DRAFT (pag-usab pag-submit)

2. Purchase Request (`/procurement/pr`)

Ang PR usa ka pormal nga request aron i-procure ang mga item nga nalista sa approved PPMP.

Pagtan-aw sa mga PR

Ang listahan nagpakita sa PR sa imong opisina (o tanan, para sa mga elevated role).

Mga Filter: Office, Reference Period, Status, Tags

Paghimo og PR

I-klik ang Create PR ug punan ang:

Field	Deskripsyon
Office	Nagre-request nga opisina
PPMP Reference	Ang approved PPMP nga gigikanan niining PR
Reference Period	Budget quarter/semester nga gilakip niining request
Tags	Opsyonal nga mga label para sa pag-filter
Justification	Paliwanag kung ngano kinahanglan ang mga item karon

Dayon magdugang og line items — ang mga item gipili gikan sa approved catalog sa linked PPMP uban ang mga quantity.

Bulk Create gikan sa PPMP

Gikan sa PPMP detail, gamiton ang Bulk Create PR aron awtomatiko nga makahimo og mga PR gikan sa tanan nga approved PPMP items sa usa ka aksyon.

Pag-submit ug Pag-approve sa PR

Pareho nga pattern sa PPMP:

Pilia ang mga PR sa listahan → i-klik ang Submit Selected → password confirmation
Ang mga approver makakita sa pending PRs ug mahimong mag-Approve o mag-Return gikan sa PR detail page

PR Status Flow

DRAFT → (mga workflow step) → APPROVED
                            ↘ RETURNED → DRAFT

3. Request for Quotation (`/procurement/rfq`)

Ang RFQ nag-bundle sa mga approved PR item ug nag-solicit og price quotations gikan sa mga supplier.

Pagtan-aw sa mga RFQ

Ang listahan nagpakita sa tanan nga RFQ (gi-filter pinaagi sa role/office assignments).

Mga Filter: Office, Reference Period, Publication Type, Status, Tags

Paghimo og RFQ

I-klik ang Create RFQ ug punan ang:

Field	Deskripsyon
Title	Ngalan para niining RFQ
Reference Period	Budget period
Tags	Opsyonal nga mga label
PRs and Items	Pilia ang mga approved PR item nga ilakip
Publication Type	Giunsa pag-publish ang RFQ (tan-awa sa ubos)

Mga Publication Type:

Type	Deskripsyon
`NONE`	Internal lamang, walay PhilGEPS posting
`PHILGEPS_ABOVE_200K`	Kinahanglan mag-post sa PhilGEPS (ibabaw sa ₱200K threshold)
`PHILGEPS_200K_TO_400K`	PhilGEPS posting para sa shopping mode
`DIRECT_TO_VOUCHER`	Nag-bypass sa PO; direkta naghimo og DV human sa award

Pagdugang og mga Bid

Human mahimo ang RFQ, magdugang og supplier bids:

I-klik ang Add Bid sa RFQ detail.
Pilia ang payee (supplier) gikan sa Payee Directory.
Isulod ang unit prices para sa matag item sa RFQ.
I-save ang bid.

Uliton para sa matag supplier nga nag-submit og quotation.

Pag-award sa RFQ

Human ma-enter ang mga bid:

I-klik ang Award.
Pilia ang nanalo nga bid (single supplier) o mag-award per item (multi-supplier split).
I-save ang award.

Naka-lock na ang RFQ ug ma-enable na ang paghimo og PO.

Paghimo og PO o DV gikan sa RFQ

Human sa award:

Standard RFQ → I-klik ang Create PO → naghimo og Purchase Order
DIRECT_TO_VOUCHER RFQ → I-klik ang Create DV → direkta naghimo og Disbursement Voucher

Bulk Operations sa mga RFQ

Gikan sa listahan, pilia ang daghang RFQ aron:

Submit Selected — i-submit para sa approval
Mark for Canvass — nagsenyas sa canvassing stage
Approve Selected — bulk approve (kung authorized)
Delete Selected

4. Purchase Order (`/procurement/po`)

Ang PO mao ang pormal nga order nga gi-isyu sa nanalo nga supplier human sa RFQ award.

Pagtan-aw sa mga PO

Ang listahan nagpakita sa tanan nga PO. Mga Filter: Office, Status, Date range.

PO Detail

Ang PO detail nagpakita sa:

Mga detalye sa supplier
Mga line item uban ang quantities ug prices
Delivery status

PO Status Flow

DRAFT → ISSUED → DELIVERED
              ↘ CANCELLED

Paghimo og DV gikan sa PO

Sa PO detail, i-klik ang Create DV aron makahimo og Disbursement Voucher para sa bayad. Ang DV mag-inherit sa PO's line items ug supplier.

Pag-export sa PO

I-klik ang Export sa PO detail aron ma-download ang PO report.

5. Budget Management (`/procurement/budget`)

Mga Role: Ang BUDGET ug ADMIN makamodify; ang tanan pang authenticated users makatan-aw lamang.

Pagtan-aw sa mga Appropriation

Ang budget page naglista sa tanan nga office appropriation para sa piniling tuig:

I-filter pinaagi sa Year, Office, Expenditure Type

Ang matag row nagpakita sa: Office, Expenditure Account, Amount Appropriated, Amount Used.

Paghimo og Appropriation

I-klik ang Allocate Budget (nag-redirect sa /procurement/budget/allocate).
Punan ang:

Field	Deskripsyon
Office	Departamento nga makadawat sa budget
Expenditure Account	Kung unsang account ang pondohon
Year	Fiscal year
Amount	Appropriation ceiling sa piso

I-klik ang Save.

Pag-edit o Pag-delete sa Appropriation

I-klik ang edit o delete icon sa bisan unsang appropriation row. Ang pag-delete permanente.

System Settings sa Budget Page

Setting	Deskripsyon
Fiscal Year	Nagbutang sa default year nga gipakita sa tibuok sistema
PPMP Submission Deadline	Petsa nga wala nay makasubmit og PPMP ang mga opisina (BUDGET/ADMIN makabypass)
PPMP Modification Deadline	Deadline para sa pag-edit sa mga already-submitted PPMP
Default Reference Period	Naka-pre-select nga period kung maghimo og bag-ong PR

6. Expenditure Settings (`/procurement/settings`)

Expenditure Types (`/procurement/settings/expenditure-types`)

Mga category nga nag-grupo sa mga expenditure account (hal., MOOE, CO, PS).

Field	Deskripsyon
Code	Mubo nga code (hal., `MOOE`)
Name	Tibuok ngalan
Description	Opsyonal nga mga nota
Order	Display sort order

Expenditure Specifications (`/procurement/settings/expenditure-specifications`)

Indibidwal nga expenditure accounts sa ilalom sa matag category.

Field	Deskripsyon
Code	Account code
Name	Account name
Category	Parent expenditure type
Description	Opsyonal nga mga nota

Reference Periods (`/procurement/settings/reference-periods`)

Budget quarters o semesters nga gigamit kung maghimo og PR.

Field	Deskripsyon
Code	Mubo nga code (hal., `Q1`)
Name	Tibuok ngalan (hal., "First Quarter")
Start Month	Month number (1–12) kung nagsugod ang period
End Month	Month number kung natapos ang period
Order	Display sort order

Tibuok Procurement Chain

AIP (Planning)
  │
  └── PPMP (gi-submit sa opisina, gi-approve sa approver)
        │
        └── PR (mga item nga gi-request gikan sa PPMP)
              │
              └── RFQ (mga bid nga gi-solicit)
                    │
                    ├── PO (purchase order nga gi-isyu) ──── DV (payment voucher)
                    │
                    └── Direkta sa DV (para sa small/direct purchases)

Common Tasks Quick Reference

Task	Asa
Paghimo og PPMP para sa imong opisina	`/procurement/ppmp` → Create PPMP
Pagdugang og items sa PPMP	PPMP detail → Add Line Item
Pag-submit sa PPMP para sa approval	PPMP list → pilia → Submit Selected
Paghimo og PR gikan sa approved PPMP	`/procurement/pr` → Create PR
Paghimo og mga PR gikan sa tanan nga PPMP items sabay-sabay	PPMP detail → Bulk Create PR
Paghimo og RFQ gikan sa approved PRs	`/procurement/rfq` → Create RFQ
Pagdugang og supplier bids sa RFQ	RFQ detail → Add Bid
Pag-award sa RFQ sa supplier	RFQ detail → Award
Paghimo og PO gikan sa awarded RFQ	RFQ detail → Create PO
Paghimo og DV gikan sa PO	PO detail → Create DV
Pag-allocate og budget sa opisina	`/procurement/budget` → Allocate Budget
Pag-set sa PPMP submission deadline	`/procurement/budget` → Submission Deadline field

Pasiuna​

Access pinaagi sa Feature​

1. PPMP — Project Procurement Management Plan (/procurement/ppmp)​

Pagtan-aw sa mga PPMP​

Paghimo og PPMP​

Pagdugang og PPMP Line Items​

Pag-attach sa Program of Work (POW) Files​

Pag-submit sa PPMP​

Pag-approve sa PPMP (Mga Approver Role)​

Paghimo og Supplemental PPMP​

PPMP Status Flow​

2. Purchase Request (/procurement/pr)​

Pagtan-aw sa mga PR​

Paghimo og PR​

Bulk Create gikan sa PPMP​

Pag-submit ug Pag-approve sa PR​

PR Status Flow​

3. Request for Quotation (/procurement/rfq)​

Pagtan-aw sa mga RFQ​

Paghimo og RFQ​

Pagdugang og mga Bid​

Pag-award sa RFQ​

Paghimo og PO o DV gikan sa RFQ​

Bulk Operations sa mga RFQ​

4. Purchase Order (/procurement/po)​

Pagtan-aw sa mga PO​

PO Detail​

PO Status Flow​

Paghimo og DV gikan sa PO​

Pag-export sa PO​

5. Budget Management (/procurement/budget)​

Pagtan-aw sa mga Appropriation​

Paghimo og Appropriation​

Pag-edit o Pag-delete sa Appropriation​

System Settings sa Budget Page​

6. Expenditure Settings (/procurement/settings)​

Expenditure Types (/procurement/settings/expenditure-types)​

Expenditure Specifications (/procurement/settings/expenditure-specifications)​

Reference Periods (/procurement/settings/reference-periods)​

Tibuok Procurement Chain​

Common Tasks Quick Reference​