Skip to main content

Requester Guide

Isip Requester, ikaw responsable sa paghimo og disbursement vouchers para sa regular office expenses. Kining giya magtudlo kanimo sa tanan nga kinahanglan nimo mahibaloan aron makahimo, makamanage, ug makap-track sa imong vouchers.

Unsa ang Imong Makat-onan​

  • Giunsa paghimo og disbursement voucher
  • Pag-sabot sa voucher creation form
  • Pag-save sa vouchers isip drafts vs. pag-submit para sa review
  • Pag-track sa imong vouchers pinaagi sa approval process
  • Pag-sabot sa status badges ug progress

Prerequisites​

  • ✅ Nakalog-in ka na sa sistema
  • ✅ Ang imong account adunay REQUESTER role
  • ✅ Nahibalo ka sa payee information para sa imong voucher
  • ✅ Andam na ang payment details (amount, particulars)

Paghimo og Disbursement Voucher​

Step 1: Access ang Create Request Page​

  1. Pangitaa ang "Create Request" o "New Voucher" option sa navigation menu
  2. I-click kini aron ma-ablihan ang voucher creation form
  3. Makita nimo ang form uban sa daghang fields nga pun-an
Quick Access

Mahimo usab nimo ma-access ang create page gikan sa imong dashboard kung adunay "Create New Voucher" button o card.

Step 2: Pun-i ang Basic Information​

Ang voucher creation form adunay daghang sections. Atong tan-awon ang matag usa:

Payee Information​

Payee Name (Required):

  • I-click ang Payee field
  • Sugdi ang pag-type sa payee's name
  • Ang dropdown list makita nga nagpakita sa matching payees gikan sa directory
  • Pilia ang correct payee gikan sa list
  • Kung wala ang payee, mahimo nga makakita ka og "Quick Add" o "Add New" option (kung enabled)
Payee Directory

Ang sistema naggamit og payee directory aron masiguro ang consistency. Kung dili nimo makita ang payee, kontak ang imong administrator aron i-add sa directory.

Payee Address (Required):

  • I-enter ang kompleto nga address sa payee
  • I-apil ang street address, city, ug ubang relevant details
  • Kining address makita sa voucher

Payment Details​

Particulars (Required):

  • I-enter ang clear description kung para sa unsa ang payment
  • Specific: "Payment for office supplies - January 2024"
  • Kini makatabang sa reviewers aron masabtan ang purpose sa disbursement

Amount (Required):

  • I-enter ang payment amount sa Philippine Pesos (₱)
  • Gamit ang numbers lang (walay currency symbol ang kinahanglan)
  • Pananglitan: Para sa ₱5,000.00, i-enter ang 5000 o 5000.00
  • Ang sistema mag-format niini uban sa currency symbol automatically
Amount Accuracy

I-double-check ang amount sa dili pa i-submit. Kung na-approve na, ang changes mahimong kinahanglan cancellation ug recreation sa voucher.

Additional Information​

Remarks (Optional):

  • I-add ang bisan unsa nga additional notes o explanations
  • Kini makatabang sa reviewers aron masabtan ang context
  • Pananglitan: "Urgent payment required for ongoing project"

Reference Number (Optional):

  • Kung adunay ka reference number gikan sa ubang sistema o dokumento, i-enter dinhi
  • Kini makatabang sa cross-referencing

Step 3: Review ang Imong Information​

Sa dili pa i-submit, review ang tanan nga information nga imong gi-enter:

  • ✅ Tama ang Payee name
  • ✅ Kompleto ug accurate ang Address
  • ✅ Ang Particulars nag-describe sa payment purpose
  • ✅ Tama ang Amount
  • ✅ Napuno ang tanan nga required fields

Step 4: Save o Submit​

Adunay ka duha ka options:

Option A: Save as Draft​

I-click ang "Save as Draft" button kung:

  • Kinahanglan nimo makompleto ang voucher sa ulahi
  • Naghulat ka og additional information
  • Gusto nimo i-review sa dili pa i-submit

Unsa ang mahitabo kung mag-save as draft:

  • Ang voucher ma-save uban sa DRAFT status
  • Mahimo nimo i-edit sa ulahi
  • Walay notifications ang gipadala
  • Ang voucher dili mosulod sa approval workflow

Option B: Submit for Review​

I-click ang "Submit for Review" button kung:

  • Kompleto ug tama ang tanan nga information
  • Andam ka na magsugod sa approval process

Unsa ang mahitabo kung mag-submit:

  • Ang voucher status mausab ngadto sa PENDING
  • Ang Secretary makadawat og notification
  • Ang voucher mosulod sa approval workflow
  • Dili na nimo ma-edit ang voucher (gawas kung gi-return)
Best Practice

Kung dili ka sigurado bahin sa bisan unsa nga information, i-save as draft una. Mahimo nimo kanunay i-submit sa ulahi human sa pag-review o pagkuha og clarification.

Pag-Sabot sa Validation Requirements​

Ang sistema nag-validate sa imong voucher sa dili pa magtugot sa submission. Common validation errors:

Missing Required Fields​

  • Error: "Payee is required"
  • Solution: Pilia ang payee gikan sa dropdown

Invalid Amount​

  • Error: "Amount must be greater than zero"
  • Solution: I-enter ang valid amount (numbers lang, mas dako sa 0)

Incomplete Information​

  • Error: "Particulars cannot be empty"
  • Solution: I-enter ang description sa payment purpose
Validation Help

Kung makakita ka og validation error, ang field nga adunay issue ma-highlight. I-fix ang error ug sulayi ang pag-submit pag-usab.

Pag-Manage sa Imong Vouchers​

Pagtan-aw sa Imong Gihimong Vouchers​

  1. Moadto sa "My Vouchers" o "Disbursements" sa menu
  2. Makita nimo ang list sa tanan nga vouchers nga imong gihimo
  3. Ang list nagpakita:
    • Voucher ID/Reference Number
    • Payee Name
    • Amount
    • Status Badge
    • Date Created
    • Current Reviewer

Pag-Sabot sa Status Badges​

Ang imong vouchers adunay lain-laing status badges:

  • DRAFT (Gray): Na-save pero wala na-submit
  • PENDING (Yellow): Na-submit, naghulat sa review
  • VALIDATED (Blue): Nakompleto na ang initial validation
  • APPROVED (Green): Gi-approve sa required authorities
  • RELEASED (Dark Green): Gi-release sa Treasury ang payment
  • CANCELLED (Red): Gi-cancel (nimo o sa authorized user)

Pag-Edit sa Draft Vouchers​

Mahimo nimo i-edit ang vouchers nga anaa sa DRAFT status:

  1. Pangitaa ang draft voucher sa imong list
  2. I-click kini aron ma-ablihan ang details
  3. I-click ang "Edit" button
  4. Himoa ang imong changes
  5. I-click ang "Save" o "Save as Draft" pag-usab
Editing Limitations

Kung na-submit na ang voucher (PENDING status o ulahi pa), dili nimo ma-edit. Kung kinahanglan og changes, mahimo nga kinahanglan nimo i-cancel (kung gitugot) ug himoa ang bag-ong voucher.

Pag-Track sa Voucher Status​

Pagtan-aw sa Approval Progress​

  1. Ablihi ang bisan unsa nga voucher nga imong gihimo
  2. Pangitaa ang "Approval Progress" section
  3. Makita nimo ang progress bar nga nagpakita:
    • Current stage sa workflow
    • Percentage complete
    • Kinsa ang mga departamento nga nag-review na
    • Timestamps para sa matag stage

Pag-Sabot sa Workflow​

Ang imong vouchers nagsunod sa maong workflow:

  1. Ikaw Naghimo → DRAFT o PENDING
  2. Secretary Review → RECEIVED → REVIEWED → FORWARDED
  3. Mayor Approval → RECEIVED → REVIEWED → FORWARDED
  4. Budget Review → RECEIVED → REVIEWED → FORWARDED
  5. Accounting Review → RECEIVED → REVIEWED → FORWARDED
  6. Treasury Processing → Check Issuance → Available → Released

Pagtan-aw sa Activity Log​

Ang matag voucher adunay Activity Log nga nagpakita:

  • Kinsa ang nagbuhat sa unsa nga aksyon
  • Kanus-a nahitabo
  • Bisan unsa nga comments o remarks nga gi-add

Aron makakita sa activity log:

  1. Ablihi ang voucher
  2. I-scroll sa "Activity Log" section
  3. Tan-awa ang tanan nga aksyon sa chronological order

Monitoring ug Notifications​

Pag-Sabot sa Notifications​

Makadawat ka og notifications kung:

  • Gi-approve sa reviewer ang imong voucher
  • Gi-forward sa sunod nga departamento ang imong voucher
  • Gi-release sa Treasury ang imong voucher
  • Nanginahanglan og atensyon ang imong voucher (kung gi-return o gi-cancel)

Pag-Check sa Notifications​

  1. Pangitaa ang notification bell icon (🔔) sa top navigation
  2. Ang red badge nagpakita sa number sa unread notifications
  3. I-click ang bell aron makita ang imong notifications
  4. I-click ang notification aron makakita sa related voucher
Auto-Refresh

Ang notifications automatically nag-refresh matag 30 seconds, mao nga makakita ka og bag-ong notifications walay pag-refresh sa page.

Common Tasks​

Paghimo og Daghang Vouchers​

Mahimo ka maghimo og daghang vouchers sumala sa kinahanglan:

  1. Human sa paghimo og usa ka voucher, balik sa "Create Request" page
  2. Pun-i ang form pag-usab uban sa bag-ong information
  3. I-save o i-submit sumala sa kinahanglan

Pagpangita og Specific Voucher​

Gamita ang search ug filter options:

  • Search: I-enter ang payee name, voucher ID, o particulars
  • Filter by Status: Ipakita lang ang drafts, pending, approved, ug uban pa
  • Filter by Date: Pangitaa ang vouchers gikan sa specific time period

Pagtan-aw sa Voucher Details​

I-click ang bisan unsa nga voucher sa imong list aron makakita:

  • Kompleto nga voucher information
  • Approval progress
  • Activity log
  • Current status ug reviewer

Tips para sa Efficient Voucher Creation​

  1. I-prepare ang Information Una: Andam na ang tanan nga details sa dili pa magsugod
  2. Gamita ang Payee Directory: Pilia gikan sa directory imbes sa pag-type manually
  3. Specific sa Particulars: Clear descriptions makatabang sa reviewers
  4. I-save ang Drafts Kung Dili Sigurado: Ayaw i-submit hangtod kompleto ang information
  5. I-check ang Amounts Duha ka Beses: I-verify ang amounts sa dili pa i-submit
  6. Gamita ang Remarks: I-add ang context nga makatabang sa reviewers

Common Mistakes nga Likayan​

❌ Pag-submit og incomplete information: Kanunay pun-i ang tanan nga required fields ❌ Pag-enter og sayop nga amounts: I-double-check ang amounts sa dili pa i-submit ❌ Paggamit og vague particulars: Specific bahin sa payment purpose ❌ Pagkalimot sa pag-save sa drafts: I-save ang trabaho nga in progress ❌ Dili pag-check sa notifications: Magpabilin informed bahin sa voucher status

Unsa ang Sunod?​

Karon nga nahibalo na ka kung giunsa paghimo og vouchers:

  1. Managing Your Vouchers - Pagkat-on og dugang bahin sa tracking ug managing
  2. Understanding Workflows - Tan-awa kung giunsa nag-flow ang imong vouchers sa sistema
  3. Status Guide - Detailed explanation sa tanan nga statuses
  4. Quick Start: Requester - Quick reference guide
Practice

Sulayi ang paghimo og test voucher ug i-save isip draft. Kini makatabang kanimo nga makasabot sa form walay pag-apektar sa workflow.

Need Help?
Copyright © 2026 Municipal Government. Gihimo sa Docusaurus ogLocalWebVenturesLocalWebVentures.