Dagan sa Operasyon sa Munisipyo
Kining giya nagpasabot sa end-to-end nga dagan sa Disbursement Voucher Tracker — usa ka unified nga municipal government operations platform nga naglangkob sa budget planning, procurement, disbursements, inventory, ug liquidation.
Ang matag user, bisan unsa pa ang role, adunay bahin niini nga dagan. Ang pagsabot kung asa nagkasakto ang imong trabaho makatabang nga maayo ang pagdagan sa tibuok sistema.
Kining giya alang sa tanan nga user bisan unsa pa ang role. Kung ikaw Requester, Accountant, BAC member, o Administrator, makita dinhi ang dakung larawan sa giunsa pagkonektar sa matag aksyon.
Ang Dakung Larawan
Ang sistema nagsunod sa structured nga government operations cycle. Ang matag transaksyon nga nagresulta og bayad nagsugod gikan sa naaprobahan nga plano ug molagi sa daghang layer sa review sa dili pa ma-release ang pondo.
Phase 1 — Tinuig nga Pagplano
Sa sinugdan sa matag fiscal year, ang pagplano nagsugod sa Annual Investment Program (AIP). Human maaprobahan, ang child ug root/parent offices mosunod sa lain-laing mga dalan sa dili pa ma-consolidate ang tanan nga PPMP ngadto sa APP ug magsugod ang shared nga procurement-to-liquidation flow.
| Dokumento | Kinsa ang Naghimo | Unsa ang Naglakip |
|---|---|---|
| AIP (Annual Investment Program) | Planning / Authorized Office | Capital investments, infrastructure, major projects — ang sinugdanan sa tinuig nga pagplano |
| Naaprobahan nga AIP | Approving Authorities | Opisyal nga naaprobahan nga AIP nga gigamit isip base sa office-level planning |
| WFP (Work Financial Plan) | Child Office | Office-level work ug financial breakdown; ang budget gikan sa parent office |
| Budget Allocation | LGU Budget Office (Root / Parent lamang) | Municipal budget allotment human sa naaprobahan nga AIP, sa dili pa ang PPMP sa root o parent offices |
| PPMP (Project Procurement Management Plan) | Tanan nga Opisina | Espesipiko nga mga item ug quantity nga i-procure (gikan sa WFP para sa child offices, o gikan sa budget allocation para sa root/parent) |
| APP (Annual Procurement Plan) | BAC / BAC Secretariat | Consolidated PPMPs gikan sa tanan nga opisina, gigamit isip opisyal nga base sa procurement |
Ang pagplano nagsugod sa AIP, nga kinahanglan maaprobahan sa dili pa magpadayon ang office-level work. Ang child offices nag-andam og WFP gikan sa naaprobahan nga AIP (gamit ang budget gikan sa parent office), unya PPMP. Ang root o parent offices nagbuhat og budget allocation human sa naaprobahan nga AIP, unya PPMP. Ang tanan nga office PPMPs ma-consolidate ngadto sa APP sa dili pa magsugod ang procurement. Gikan sa APP paingon, ang duha ka klase sa opisina mosunod sa parehas nga dagan — procurement, disbursement, ug liquidation.
Phase 2 — Procurement Cycle
Human ma-consolidate ang office PPMPs ngadto sa naaprobahan nga APP, ang tanan nga opisina mosunod sa parehas nga procurement process.
| Lakang | Module | Mga Pangunang Role nga Apil |
|---|---|---|
| Paghimo og PPMP | Planning / PPMP | PPMP Preparer, PPMP Approver |
| Pag-submit og Purchase Request | Procurement / PR | Requester, Department Head |
| Paghimo ug Pag-publish og RFQ | Procurement / RFQ | BAC Secretary, BAC Members |
| Pag-evaluate sa Bids | Procurement / Canvass | BAC Committee (HOPE, BAC Chair, Members) |
| Pag-isyu og Purchase Order | Procurement / PO | BAC Secretary, GSO |
Phase 3 — Disbursement Process
Human ma-order ang goods (o para sa direct payment scenarios), ang Disbursement Voucher gihimo ug gi-route pinaagi sa approval chain.
Ang approval chain nga gipakita sa ibabaw mao ang standard flow. Ang gidaghanon sa kinahanglan nga BAC signatures, kung unsang mga opisina ang apil, ug ang ilang sequence tanan ma-configure sa System Administrator ubos sa Admin → Settings → Approval Configuration.
Ang lain-laing klase sa voucher (GSO vouchers, HR vouchers, ug uban pa) mahimong mosunod sa lain-laing approval paths.
DV Approval Levels sa Mabilis nga Tan-aw
| Level | Opisina / Role | Aksyon |
|---|---|---|
| 1 | Source Office / Department Head | Initial validation |
| 2 | BAC Members | Concurrent sign-off (gidaghanon gi-set sa Admin) |
| 3 | Budget Office | Allotment availability check |
| 4 | Accounting Office | Pre-audit ug journal entry |
| 5 | Treasury Office | Check preparation ug release |
| 6 | Mayor's Office | Final approval authority |
Sa bisan unsang level, ang voucher mahimong i-return para sa correction. Ang requesting office ma-notify ug mahimong mag-resubmit human sa kinahanglan nga mga kausaban.
Phase 4 — Inventory ug Liquidation
Human ma-release ang pondo, ang pisikal nga delivery na-record sa inventory ug ang transaksyon ma-liquidate.
| Lakang | Module | Mga Pangunang Role |
|---|---|---|
| Inspection | Human sa delivery | Inspectorate Head, Inspector |
| Inventory receipt | Inventory | Inventory / Property Custodian |
| Material Requisition | Inventory / MR | Property Custodian, Recipient Office |
| Liquidation | Disbursement | Accounting, Liquidation Personnel |
Summary sa mga Module
Ania ang mabilis nga reference para sa matag module sa sistema ug asa kini nagkasakto sa dagan:
| Module | Phase | Katuyoan | Kinsa ang Mogamit |
|---|---|---|---|
| AIP | Planning | Annual investment program (entry point sa pagplano) | Planning Office, Department Heads |
| WFP | Planning | Work and financial plan (child offices; budget gikan sa parent) | Child Offices |
| Budget Allocation | Planning | Municipal budget allotment (root/parent offices lamang) | LGU Budget Office |
| APP | Planning | Annual procurement plan (consolidated PPMPs) | BAC Secretary, HOPE |
| PPMP | Procurement | Per-department procurement plan | Tanan nga Departamento, BAC |
| PR | Procurement | Individual purchase requests | Requesters, Department Heads |
| RFQ | Procurement | Request for quotation ug bidding | BAC, BAC Secretary |
| PO | Procurement | Purchase order sa supplier | BAC Secretary, GSO |
| DV | Disbursement | Payment voucher | GSO, HR, Tanan nga Departamento |
| Inventory | Human sa disbursement | Stock ug property tracking | Property Custodian |
| MR | Human sa disbursement | Material requisition | Property Custodian, Recipients |
Ma-configure nga Approval Settings
Ang sistema gi-design alang sa flexibility. Ang Administrators makaconfigure sa approval flows para sa matag module nga wala mag-usab og code.
Adto sa Admin → Settings aron ma-configure:
- Gidaghanon sa kinahanglan nga BAC signatures per voucher
- Kinsang mga opisina ang apil sa DV approval chain
- Approval sequence ug routing rules per voucher type
- User roles ug ilang permissions per module
Ang mga user nga adunay Admin role lamang ang makaka-access niini nga mga setting.
Mga Pangunang Lagda nga Hinumdoman
- Walay procurement nga wala’y plano — Ang pagplano nagsugod sa AIP. Ang Purchase Requests kinahanglan ma-trace balik sa consolidated APP, nga gikan sa office PPMPs nga gitukod gikan sa naaprobahan nga AIP (pinaagi sa WFP para sa child offices o budget allocation para sa root/parent offices).
- Walay bayad nga wala’y approval — Ang matag Disbursement Voucher kinahanglan makompleto ang tibuok approval chain sa dili pa ma-release ang pondo.
- Walay approval nga wala’y dokumentasyon — Ang tanan nga approval na-log uban ang timestamps ug user identity sa activity trail.
- Ang gi-return nga items mohunong sa dagan — Kung ang dokumento gi-return sa bisan unsang stage, mobalik kini sa originating office para sa correction sa dili pa makapadayon.
- Ang role nagkontrol sa access — Ang imong makita ug mahimo sa sistema gitakda sa imong assigned role ug opisina. Ang imong System Administrator nag-manage niini.
Tan-awa Usab
- Module Guides — Detalyadong giya para sa matag module
- Role-Based Guides — Unsa ang mahimo sa matag role
- Workflows — Step-by-step workflow walkthroughs
- Approval System — Giunsa pagtrabaho ang approvals sa detalye
- Reference Glossary — Mga definisyon sa mga termino nga gigamit niini nga giya
