Admin Module — User Manual
Pasiuna
Ang Admin module mao ang control center sa sistema. Ang mga user lamang nga may ADMIN role ang makatroso niini. Kini naglakip sa upat ka lugar: pag-manage sa users, pag-manage sa directories, paghimo og workflows, ug system settings.
Access
- Role nga kinahanglan:
ADMIN - Navigation path: Sidebar → Admin
1. User Management (/admin/users)
Pagtan-aw sa mga User
Ang listahan sa users nagpakita sa tanan nga account sa sistema. Mahimo nimong:
- Pangitaa pinaagi sa ngalan o email gamit ang search bar
- I-filter pinaagi sa Role (designation), Department, o Active status
- Mag-paginate sa mga resulta
Paghimo og User
I-klik ang Add User ug punan ang form:
| Field | Deskripsyon |
|---|---|
| Full Name | Ang display name sa user |
| Gigamit para sa login ug notifications | |
| Password | Inisyal nga login password (kinahanglan usbon sa user) |
| Primary Designation | Ang panguna nga role sa user sa sistema (tan-awa ang Role Reference sa ubos) |
| Additional Roles | Mga checkbox para sa extra permissions nga gidugang sa ibabaw sa primary role |
| Department | Kinahanglan kung ang role mao ang REQUESTER o STAFF_REQUESTER |
I-klik ang Save aron mahimo ang account.
Pag-edit sa User
I-klik ang edit icon sa bisan unsang user row aron usbon ang ilang mga detalye. Mahimo nimong usbon ang bisan unsang field lakip ang mga roles. Mahimo usab nimo i-toggle ang account tali sa Active ug Inactive — ang mga inactive users dili makalog-in.
Role Reference
| Role | Deskripsyon |
|---|---|
REQUESTER | Office-level requester (kinahanglan og department) |
STAFF_REQUESTER | Staff-level requester (kinahanglan og department) |
DEPARTMENT_HEAD | Pangulo sa usa ka opisina/departamento |
HR | Human Resources |
SECRETARY | Sekretaryo (nag-route sa mga dokumento) |
GSO | General Services Office |
BAC | Miyembro sa Bids and Awards Committee |
BAC_SEC | BAC Secretariat (nag-manage sa RFQs ug POs) |
BUDGET | Budget Office |
ACCOUNTING | Accounting Office |
TREASURY | Treasury Office |
MAYOR | Alkalde (executive approval) |
HOPE | Head of Procuring Entity |
INSPECTORATE | Miyembro sa Inspectorate |
INSPECTORATE_HEAD | Pangulo sa Inspectorate |
INVENTORY_PROPERTY_CUSTODIAN | Property Custodian |
PPMP_PREPARER | Naghimo sa PPMP documents |
PPMP_APPROVER | Nag-approve sa PPMP documents |
PPMP_VIEWER | Read-only access sa PPMPs |
LIQUIDATION_PERSONNEL | Nag-handle sa liquidation documents |
ADMIN | Tibuok sistema nga access |
Ang Primary Designation mao ang opisyal nga titulo sa user. Ang Additional Roles naghatag og extra permissions nga wala nagbag-o sa designation. Pananglitan, ang Department Head nga nanginahanglan usab og pag-approve sa PPMPs mahimong adunay DEPARTMENT_HEAD isip primary ug PPMP_APPROVER nga gidugang.
2. Directory Management (/admin/directories)
Ang mga directory mao ang reference data nga gigamit sa tibuok sistema. Adunay lima ka tabs:
Payees Tab
Nag-maintain sa listahan sa mga vendor, supplier, ug indibidwal nga nakadawat og bayad.
- Mga Field: Name, Address
- Gigamit sa: Disbursement Vouchers (payee field)
Tags Tab
Mga label nga mabutang sa Disbursement Vouchers ug uban pang mga dokumento para sa pag-filter.
- Mga Field: Name
- Gigamit sa: Disbursement Vouchers, Purchase Requests, RFQs
Item Templates Tab
Catalog sa mga kalamanon ug serbisyo nga gigamit sa paghimo og procurement documents.
- Mga Field: Name, Unit, Default Unit Price
- Gigamit sa: PPMP line items, PR line items, DV line items
Departments Tab
Organizational chart sa mga opisina. Ang mga departamento mahimong hierarchical (sub-opisina sa ilalom sa parent).
- Mga Field: Name, Code, Parent Department (opsyonal)
- Mga Patakaran:
- Ang usa ka departamento mahimong ma-assign lamang og parent nga dili makabuhat og cycle
- Ang root departments (walay parent) makadawat sa kaugalingon nilang AIP ug Budget appropriations
- Ang sub-departments naggamit og Work and Financial Plans (WFPs) nga ang mga budget nag-roll up sa parent
Remarks Checklist Items Tab
Pre-defined checklist entries nga mahimong pilion sa mga reviewer kung mag-return og Disbursement Voucher.
- Mga Field: Name, Description
- Gigamit sa: DV return actions (ang reviewer nag-check sa applicable items aron ipakita ang mga depekto)
3. Workflow Builder (/admin/workflows)
Ang mga workflow naghubit sa approval chain para sa Disbursement Vouchers ug procurement documents.
Mga Konsepto
| Termino | Kahulogan |
|---|---|
| Template | Usa ka ginganlan nga workflow blueprint (hal., "Standard DV", "Infrastructure DV") |
| Version | Usa ka numbered snapshot sa step definition sa template. Ang mga published version naka-lock — dili na ma-edit. |
| Draft | Usa ka unpublished version nga mahimong i-edit |
| Instance | Usa ka buhi nga kopya sa usa ka version, nakadugtong sa specific nga dokumento |
Paghimo og Workflow Template
I-klik ang New Template ug punan ang:
| Field | Deskripsyon |
|---|---|
| Name | Display name (hal., "Travel DV Workflow") |
| Description | Opsyonal nga mga nota bahin sa katuyoan niining workflow |
| Type Label | Mubo nga label nga gipakita sa mga dokumento (hal., "Travel DV") |
| Is Default | Kung na-enable, kining template ang unang makita sa workflow selector |
| Requires Approved Travel Order | Kung na-enable, ang mga user kinahanglan mag-link og approved Travel Order kung maghimo og DV gamit kining workflow |
Paghimo og Version
Gikan sa template detail, i-klik ang New Draft Version. Mahimo kang opsyonal nga mag-kopya og mga step gikan sa existing version para sugdan.
Paghimo og mga Step
Sa sulod sa draft version, gamiton ang visual step builder aron magdugang og mga step. I-drag aron ma-reorder. Ang matag step adunay:
| Field | Deskripsyon |
|---|---|
| Label | Display name sa step (hal., "Mayor Approval") |
| Key | Internal identifier (auto-generated, unique) |
| Step Type | Nagkontrol sa behavior (tan-awa ang Step Types sa ubos) |
| Assignment Type | Kinsa ang mag-handle niining step (tan-awa ang Assignment Types sa ubos) |
| Assignment Role / Department | Specific role o departamento para sa assignee |
| Min Approvals | Para sa Parallel Review — minimum nga mga approval nga kinahanglan sa wala pa mag-advance |
| Auto-Advance Trigger | Kung kanus-a awtomatiko nga moadto sa sunod nga step |
Mga Step Type
| Type | Behavior |
|---|---|
REVIEW | Sequential — usa ka designated reviewer ang nagbuhat |
PARALLEL_REVIEW | Multi-reviewer — daghang tao ang nag-review sa dungan; nag-advance kung minApprovals na naabot |
SOURCE_OFFICE | Review sa mga miyembro sa source office(s) sa DV |
TREASURY | Treasury step — nag-isyu og tseke ug nag-record sa release |
NOTIFICATION | Nagpadala og notification lamang; walay approval action nga kinahanglan |
SYSTEM_ACTION | Automated nga aksyon sa sistema (walay pakialam sa tao) |
Mga Assignment Type
| Type | Deskripsyon |
|---|---|
ROLE | Na-assign sa tanan nga users nga adunay specific role |
DEPARTMENT | Na-assign sa tanan nga users sa specific nga departamento |
SOURCE_OFFICE_MEMBER | Na-assign sa mga miyembro sa source office sa DV |
INSPECTORATE_DEPARTMENT | Na-assign sa Inspectorate department |
CREATOR | Na-assign balik sa creator sa DV |
TRAVEL_ORDER | Nakadugtong sa linked Travel Order |
Pag-publish ug Pag-enable
- Publish — Nag-lock sa draft version. Ang mga published version dili na ma-edit.
- Enable / Disable — Nagkontrol kung ang template makita ba sa workflow selector kung maghimo og mga dokumento.
- Delete — Nagkuha sa template (mahimo lamang kung walay dokumento nga naggamit niini).
Pag-manage sa mga Assignment
Ang mga workflow assignment naghubit kung unsang mga role o departamento ang makakita sa template sa selector:
- Mag-assign pinaagi sa Role o Department
- Ang mga assignment mahimong mag-apply sa specific version o sa tanan nga versions
- Pananglitan: i-assign ang "Infrastructure DV" workflow sa
GSOrole aron ang GSO users lamang ang makakita niini isip opsyon
4. System Settings (/admin/settings)
| Setting | Deskripsyon |
|---|---|
| BAC Required Approvals | Minimum nga bilang sa BAC members nga kinahanglan mag-approve sa DV's BAC review step (default: 3; range: 1–10) |
| PPMP Workflow Template Version | Ang workflow version nga gigamit para sa PPMP approval processes |
| PR Workflow Template Version | Ang workflow version nga gigamit para sa Purchase Request approval processes |
Ang mga pagbag-o mag-epekto dayon sa mga bag-ong dokumento. Ang mga existing na dokumento magpadayon sa paggamit sa workflow version nga gigamit kaniadto.
Common Tasks Quick Reference
| Task | Asa |
|---|---|
| Paghimo og bag-ong user account | /admin/users → Add User |
| Pag-usbo sa role sa user | /admin/users → Edit User |
| Pag-deactivate sa user | /admin/users → Edit User → i-toggle ang Active |
| Pagdugang og bag-ong payee/vendor | /admin/directories → Payees tab |
| Pagdugang og bag-ong departamento | /admin/directories → Departments tab |
| Paghimo og bag-ong approval workflow | /admin/workflows → New Template → New Draft Version |
| Pag-publish sa approval workflow | /admin/workflows → version detail → Publish |
| Pag-set sa BAC approval threshold | /admin/settings |
