Disbursement Module — User Manual
Pasiuna
Ang Disbursement module nag-manage sa mga Disbursement Voucher (DV) — ang mga payment document nga nag-authorize sa pagpagawas sa pondo. Ang matag DV nagsunod sa configurable approval workflow gikan sa paghimo hangtod sa pagpagawas sa tseke. Nagsuporta usab ang module sa public tracking sa status sa DV nga wala kinahanglana nga log-in.
Access
| Aksyon | Mga Role nga Gitugotan |
|---|---|
| Paghimo og DV | Kadaghanan sa authenticated roles |
| Pagtan-aw sa tanan nga DV | GSO, BAC, ADMIN, BUDGET, MAYOR, HOPE |
| Pagtan-aw sa DV sa kaugalingong opisina | Tanan nga office roles (makita lamang ang DV sa ilang departamento) |
| Secretary review | SECRETARY |
| Mayor approval | MAYOR |
| Budget review | BUDGET |
| Accounting review | ACCOUNTING |
| Treasury (pag-isyu / pagpagawas sa tseke) | TREASURY |
| BAC parallel review | BAC |
| Inspectorate review | INSPECTORATE, INSPECTORATE_HEAD |
| Source office review | Mga miyembro sa source office department sa DV |
| Pag-cancel sa DV | ADMIN |
| Public tracking | Walay login nga kinahanglan |
- Navigation path: Sidebar → Disbursements (o gamiton ang + button aron makahimo)
1. Paghimo og Disbursement Voucher (/create)
I-klik ang Create o ang + button. Punan ang DV form:
Header Information
| Field | Deskripsyon |
|---|---|
| Payee | Pilia gikan sa Payee Directory o isulod ang custom nga ngalan |
| Address | Adres sa payee (awtomatiko gikan sa directory) |
| Particulars | Mubo nga deskripsyon kung unsa ang bayad para sa |
| Amount | Tibuok DV amount (awtomatiko gikan sa line items) |
| Tags | Opsyonal nga mga label para sa pag-filter |
| Source Office(s) | Ang opisina(s) nga kansang budget gigikanan niining DV |
| Workflow Template | Ang approval chain nga gamiton (ang mga opsyon nagdepende sa imong role ug departamento) |
| Travel Order | Opsyonal nga link sa approved Travel Order (kinahanglan kung nagmando ang selected workflow) |
| PO / PR Link | Opsyonal nga link sa related Purchase Order o Purchase Request |
Mga Line Item
Magdugang og usa o daghan pang line items:
| Field | Deskripsyon |
|---|---|
| Description | Unsa ang gibayran |
| Quantity | Bilang sa mga unit |
| Unit | Unit of measure |
| Unit Price | Presyo matag unit |
| Total Price | Awtomatiko nga kalkulasyon (Quantity × Unit Price) |
| Item Directory Link | Opsyonal nga link sa catalog item |
| Source Office Allocations | Giunsa pagbahin ang gasto niining item sa mga source office (kung daghan) |
Pag-save sa DV
I-klik ang Save as Draft aron ma-save nga wala i-submit, o Save and Submit aron direkta masulod sa workflow.
2. Ang DV List (/disbursements)
Ang listahan nagpakita sa mga DV nga ma-access sa imong role. Mga available nga filter:
| Filter | Deskripsyon |
|---|---|
| Search | I-filter pinaagi sa DV number, payee name, o particulars |
| Status | DRAFT, PENDING, VALIDATED, APPROVED, RELEASED, REJECTED, CANCELLED, RETURNED, CLEARED |
| Office | Source office (para sa mga elevated role) |
| Tags | I-filter pinaagi sa tag |
| Date Range | I-filter pinaagi sa petsa sa paghimo |
Ang matag row nagpakita sa: DV number, payee, amount, status, kasamtangan nga workflow step, ug petsa sa paghimo.
3. DV Detail Page (/disbursements/[id])
Ang DV detail nagpakita sa tanan nga impormasyon ug kasamtangan nga workflow state.
Mga Seksyon
- Header — Payee, amount, particulars, DV number, petsa sa paghimo
- Line Items — Tanan nga item uban ang quantities, prices, ug allocations
- Workflow Panel — Kasamtangan nga step, kasaysayan sa tanan nga nakaagi na nga step, pending actions
- Attachments — Mga na-upload nga supporting document
- Audit Trail — Kompletong log sa tanan nga aksyon nga nahimo sa kining DV
4. Pag-submit sa DV
Ang DV nga anaa sa DRAFT status mahimong i-submit sa iyang creator.
- Ablihi ang DV detail.
- I-klik ang Submit.
- Ang DV mosulod sa unang step sa iyang workflow.
- Ang status mabag-o ngadto sa PENDING.
5. Workflow — Giunsa Nag-Function ang mga Approval
Ang matag DV nagsunod sa workflow template nga gipili sa panahon sa paghimo. Ang workflow usa ka sunod-sunod nga mga step. Ang kasamtangan nga step nagdeterminar kung kinsa ang kinahanglan mag-act sunod.
Mga Tipikal nga Workflow Step
Ang standard DV mahimong moagi sa kining mga step (ang exact nga mga step nagdepende sa template):
- Source Office Review — Ang mga miyembro sa source office nag-review ug nagpadala sa DV
- Department Head Review — Ang department head nag-approve
- Secretary Routing — Ang Secretary nagdawat ug nagpadala
- Budget Review — Ang Budget Officer nag-validate sa availability sa pondo
- Accounting Review — Ang Accounting nag-certify sa transaksyon
- BAC Review (kung applicable) — Ang mga BAC member nag-parallel review; kinahanglan og minimum nga approvals (gi-set sa Admin)
- Inspectorate Review (kung applicable) — Ang Inspectorate nagdawat, nag-review, ug nagpadala
- Mayor Approval — Ang Mayor nag-approve sa DV
- Treasury — Ang Treasury nag-isyu og tseke ug nag-record sa release
Mga Aksyon nga Available sa Matag Step
| Aksyon | Deskripsyon |
|---|---|
| Receive | Nagmarka sa DV isip nadawat sa kasamtangan nga step |
| Forward | Nagpadala sa DV sa sunod nga step |
| Approve | Nag-approve sa DV sa kasamtangan nga step ug nag-advance sa sunod |
| Return | Nagpadala balik sa DV; ang submitter kinahanglan mag-revise ug mag-resubmit |
| Reject | Permanente nga nag-reject sa DV (available sa pipila ka role) |
Ang user(s) lamang nga na-assign sa kasamtangan nga step makakita sa mga action button. Ang ubang mga user makatan-aw apan dili makabuhat og aksyon.
6. Pag-return sa DV
Kung ang reviewer nag-return sa DV, nagpili sila og mga remarks nga nagpaliwanag kung unsa ang kinahanglan nga buhaton.
Remarks Checklist: Listahan sa pre-defined nga mga deficiency item (gi-configure sa Admin sa Directories → Remarks Checklist Items). Ang reviewer nag-check sa tanan nga applicable nga item.
Human sa return:
- Ang DV status mabag-o ngadto sa RETURNED
- Ang creator ma-notify
- Ang creator nag-abli sa DV, naghimo og mga pagbag-o, ug nag-klik sa Resubmit
- Ang DV mosulod pag-usab sa workflow gikan sa simula (o gikan sa specified nga stage)
7. BAC Parallel Review
Kung ang DV makaabut sa BAC review step:
- Ang tanan nga active BAC member makakita sa DV sa ilang queue
- Ang matag member independently nag-klik og Approve o naghatag og remarks
- Sa higayon nga naabot na ang minimum nga bilang sa mga approval (gi-configure sa Admin Settings, default: 3), ang DV awtomatiko nga nag-advance sa sunod nga step
Walay single BAC member ang makapadayon sa DV nga mag-isa — kinahanglan makuha ang tanan nga required approvals.
8. Inspectorate Review
Kung ang DV makaabut sa Inspectorate step:
- Ang miyembro sa Inspectorate nagdawat sa DV
- Ang miyembro nag-review niini ug nag-klik og Forward sa Inspectorate Head
- Ang Inspectorate Head nag-approve o nag-return
9. Treasury Step
Kung ang DV makaabut sa Treasury:
- Ang Treasury Officer nag-klik og Issue Check ug nagpuno sa:
- Check Number
- Payment Method (tseke, cash, online transfer, etc.)
- Kung ang payee nagkuha sa bayad, ang Treasury nag-klik og Mark Released ug nagpuno sa:
- Release Date
- Recipient Name
Sa higayon nga na-release, ang DV status mahimong RELEASED.
10. Pag-edit sa DV
Ang mga DV mahimong i-edit lamang kung anaa sa DRAFT status.
- Adto sa
/disbursements/[id]/edit - Usbon ang header, line items, o source office allocations
- I-save ang mga pagbag-o
Human ma-submit ang DV, ang edit option naka-lock.
11. Mga Attachment
Sa bisan unsang DV detail page (bisan unsang status), ang authorized users mahimong:
- Mag-upload og supporting documents (PDF, images, etc.)
- Pagtan-aw sa existing attachments
- Pag-download sa mga attachment
12. Pag-print sa DV Report (/disbursements/[id]/report)
I-klik ang Print / Report sa DV detail aron maablihan ang print-ready view sa DV. Kining view nag-format sa DV para sa opisyal nga papel nga pag-print lakip ang tanan nga line items, approvals, ug signatures.
13. Pag-cancel sa DV
Ang ADMIN lamang ang makacancel sa DV. Permanente ang pagkansela.
- Ablihi ang DV detail.
- I-klik ang Cancel DV.
- Maghatag og rason.
- Ang status mabag-o ngadto sa CANCELLED.
Ang pagkansela permanente ug dili na maibalik. Ang mga ADMIN user lamang ang makacancel sa DV.
14. Public DV Tracking (/track)
Ang bisan kinsa (lakip ang mga external stakeholder nga walay system account) makatrack sa DV pinaagi sa iyang voucher ID.
- Adto sa
/track(walay login nga kinahanglan) - Isulod ang DV number/ID
- Ang page nagpakita sa kasamtangan nga status, kasamtangan nga step, ug simplified nga kasaysayan
Kining page wala nagpakita sa mga financial details — ang workflow status lamang.
DV Status Reference
| Status | Kahulogan |
|---|---|
DRAFT | Nabuhat apan wapa ma-submit |
PENDING | Na-submit; anaa sa workflow |
VALIDATED | Nakaagi sa budget/accounting validation step |
APPROVED | Fully approved; naghulat sa pag-isyu sa tseke |
RELEASED | Tseke na-isyu ug na-release sa payee |
RETURNED | Gibalik para sa revision |
REJECTED | Permanente nga gi-reject |
CANCELLED | Gikansela sa Admin |
CLEARED | Final cleared/archived state |
Common Tasks Quick Reference
| Task | Asa |
|---|---|
| Paghimo og bag-ong DV | Sidebar → Create (o /create) |
| Pagtan-aw sa tanan nga DV | /disbursements |
| Pag-submit sa draft DV | DV detail → Submit |
| Pag-act sa DV sa imong queue | DV detail → action button (Receive / Forward / Approve / Return) |
| Pag-return sa DV uban ang remarks | DV detail → Return → pilia ang checklist items |
| Pag-resubmit human sa return | DV detail → Resubmit |
| Pag-isyu og tseke (Treasury) | DV detail → Issue Check |
| Pag-mark sa DV isip released (Treasury) | DV detail → Mark Released |
| Pag-print sa DV | DV detail → Print / Report |
| Pag-track sa DV publicly | /track → isulod ang DV number |
| Pag-cancel sa DV (Admin lamang) | DV detail → Cancel DV |
