Skip to main content

BAC (Bids and Awards Committee) Guide

Isip BAC (Bids and Awards Committee) member, ikaw adunay importante nga papel sa pag-review sa procurement-related disbursement vouchers. Kining giya nag-explain sa unique multi-reviewer process ug giunsa makompleto ang imong review responsibilities.

Unsa ang Imong Makat-onan​

  • Pag-sabot sa BAC's role sa GSO workflow
  • Giunsa nag-function ang multi-reviewer system
  • Pagkompleto sa imong three-stage review process
  • Pag-track sa individual BAC member actions
  • Pag-sabot kung kanus-a kompleto ang BAC review

Prerequisites​

  • ✅ Nakalog-in ka na sa sistema
  • ✅ Ang imong account adunay BAC role
  • ✅ Nasabtan mo ang procurement review requirements
  • ✅ Ang GSO voucher gi-approve na sa Mayor ug naghulat sa BAC review

Pag-Sabot sa BAC's Role​

Nganong Adunay BAC Review​

Ang Bids and Awards Committee nag-review sa procurement vouchers aron masiguro:

  • Ang proper procurement procedures gisunod
  • Ang competitive bidding requirements natagbo
  • Best value para sa gobyerno nga pondo
  • Compliance sa procurement regulations

Kanus-a Mahitabo ang BAC Review​

Ang BAC review mahitabo sa GSO workflow:

  1. Ang GSO naghimo og procurement voucher
  2. Ang Secretary nag-review ug nag-forward
  3. Ang Mayor nag-approve ug nag-forward
  4. Ang BAC nag-review (daghang members)
  5. Ang Budget nag-review
  6. Ang Accounting nag-review
  7. Ang Treasury nag-process sa payment
GSO Only

Ang BAC review para lang sa vouchers nga gihimo sa GSO users. Ang regular office vouchers (gikan sa Requesters) ug HR vouchers dili moagi sa BAC review.

Multi-Reviewer System​

Pag-Sabot sa Requirement​

Ang BAC review nanginahanglan og daghang members aron mag-review independently:

  • Default requirement: 3 ka BAC members ang kinahanglan makompleto sa review
  • Configurable: Ang system administrator makausab niini nga number
  • Individual tracking: Ang matag BAC member adunay ilang kaugalingong review process

Giunsa Kini Nag-Function​

  1. Daghang members nag-review simultaneously: Ang matag BAC member makareview sa ilang kaugalingong pace
  2. Individual actions tracked: Ang matag member's RECEIVED, REVIEWED, ug FORWARDED actions tracked separately
  3. Progress displayed: Makakita ka kung pila ka members ang nakompleto sa matag stage
  4. Completion requirement: Ang tanan nga required members kinahanglan makompleto sa review sa dili pa mobalhin ang voucher sa Budget

Pagtan-aw sa Required Approvals​

Kung mag-abli ka og voucher nga nanginahanglan og BAC review, makakita ka:

  • "X out of Y approvers" status
  • Pananglitan: "2 out of 3 approvers" nagpasabot nga 2 ka members nakompleto na, 1 pa ang kinahanglan
  • Individual BAC member progress sa approval progress bar

Pagdawat og Notifications​

Kanus-a Ka Ma-Notify​

Makadawat ka og notification kung:

  • Ang GSO voucher gi-approve na sa Mayor ug andam na para sa BAC review
  • Ang ubang BAC member nakompleto na sa ilang review (para sa visibility)
  • Ang voucher mobalhin sa sunod nga stage human makompleto ang tanan nga BAC reviews

Pag-Check sa Imong Notifications​

  1. Pangitaa ang notification bell (🔔) sa top navigation
  2. I-click kini aron makakita sa pending BAC reviews
  3. I-click ang notification aron ma-ablihan ang voucher

Ang Three-Stage Review Process​

Isip BAC member, nagsunod ka sa parehas nga three-stage process sa ubang reviewers, pero ang imong mga aksyon tracked individually.

Stage 1: RECEIVED​

Unsa ang gipasabot: Ikaw nag-acknowledge sa pagdawat sa voucher para sa review

Giunsa buhaton:

  1. Ablihi ang voucher nga nanginahanglan og BAC review
  2. Review ang voucher details, items, ug supporting information
  3. I-click ang "Received" button
  4. Optionally i-add ang comment: "Received for BAC review"
  5. I-click ang "Confirm" o "Save"

Unsa ang mahitabo:

  • Ang imong "Received" aksyon na-record uban sa timestamp
  • Ang voucher nagpakita nga nadawat mo na
  • Ang ubang BAC members makakita sa imong aksyon
  • Ang voucher magpabilin available para sa ubang BAC members
Individual Tracking

Ang matag BAC member's "Received" aksyon tracked separately. Dili nimo kinahanglan maghulat sa uban—mahimo nimo i-mark isip received bisan kanus-a andam ka.

Stage 2: REVIEWED​

Unsa ang gipasabot: Nakompleto na nimo ang imong review sa voucher

Kanus-a buhaton: Human sa pag-review thoroughly:

  • Ang tanan nga line items ug quantities
  • Prices ug calculations
  • Procurement documentation
  • Compliance sa procurement rules

Giunsa buhaton:

  1. Siguroha nga na-review na nimo ang tanan nga voucher details
  2. I-click ang "Reviewed" button
  3. I-add ang review comments (recommended):
    • I-note ang bisan unsa nga findings
    • I-document ang compliance verification
    • I-add ang bisan unsa nga concerns o observations
  4. I-click ang "Confirm" o "Save"

Unsa ang mahitabo:

  • Ang imong "Reviewed" aksyon na-record
  • Ang imong comments gi-add sa activity log
  • Ang ubang BAC members makakita sa imong review completion
  • Ang voucher nagpakita sa imong review status
Review Thoroughly

Pagkuha og panahon aron ma-review carefully. Ang imong review nagsiguro nga ang proper procurement procedures gisunod.

Stage 3: FORWARDED​

Unsa ang gipasabot: Nakompleto na nimo ang imong review ug gi-forward na (conceptually, as part sa group decision)

Kanus-a buhaton: Human sa:

  • Nakompleto na nimo ang imong review
  • Na-verify na ang compliance
  • Gi-add na ang bisan unsa nga necessary comments
  • Na-determine na nga andam na ang voucher magpadayon

Important Note: Ang voucher mobalhin lang sa Budget human makompleto sa tanan nga required BAC members ang ilang tulo ka stages.

Giunsa buhaton:

  1. Siguroha nga nakompleto na nimo ang RECEIVED ug REVIEWED stages
  2. I-click ang "Forwarded" button
  3. Optionally i-add ang final comments
  4. I-click ang "Confirm" o "Save"

Unsa ang mahitabo:

  • Ang imong "Forwarded" aksyon na-record
  • Ang sistema nag-track: "X out of Y BAC members have forwarded"
  • Kung ang tanan nga required members nag-forward, ang voucher automatically mobalhin sa Budget
  • Makakita ka og notification kung kompleto na ang BAC review

Pag-Sabot sa Button States​

Kanus-a Enabled ang Buttons​

  • Received: Kanunay available kung ang voucher anaa sa BAC stage
  • Reviewed: Available human sa pag-mark isip Received
  • Forwarded: Available human sa pag-mark isip Reviewed

Kanus-a Disabled ang Buttons​

  • Kung wala pa nimo makompleto ang previous stage
  • Kung ang voucher nakalabay na sa BAC stage
  • Kung gi-cancel ang voucher

"Awaiting Previous Review" Message​

Kung makakita ka niini nga message, nagpasabot:

  • Ang voucher wala pa moabot sa BAC stage
  • Maghulat sa Mayor approval aron makompleto
  • Check ang approval progress aron makita ang current stage

Pagtan-aw sa Uban nga BAC Members' Progress​

Sa Approval Progress Bar​

Ang progress bar nagpakita:

  • Ang matag BAC member individually
  • Ang ilang current stage (Received, Reviewed, Forwarded)
  • Timestamps para sa matag aksyon
  • Overall BAC completion status

Sa Activity Log​

Ang activity log nagpakita:

  • Ang tanan nga BAC member actions
  • Kinsa ang nag-perform sa matag aksyon
  • Kanus-a nahitabo
  • Comments nga gi-add sa matag member

Pag-Sabot sa Individual vs. Department Completion​

Important distinction:

  • Individual completion: Ikaw nakompleto sa imong kaugalingong RECEIVED → REVIEWED → FORWARDED
  • Department completion: Ang tanan nga required BAC members kinahanglan makompleto sa dili pa mobalhin ang voucher

Mahimo nimo makompleto ang imong review bisan wala pa magsugod ang uban. Ang sistema nag-track sa tanan individually.

Pag-Add og Review Comments​

Nganong Importante ang Comments​

Ang comments makatabang:

  • I-document ang imong review findings
  • I-explain ang bisan unsa nga concerns o observations
  • Maghatag og context para sa ubang reviewers
  • Maghimo og kompleto nga audit trail

Giunsa Pag-Add og Comments​

  1. Kung mag-click sa Reviewed o Forwarded, makakita ka og comment field
  2. I-enter ang imong comments:
    • "Verified procurement procedures followed"
    • "All items comply with bidding requirements"
    • "No issues found, ready to proceed"
  3. Ang comments na-save sa activity log

Best Practices para sa Comments​

✅ Specific: "Verified three bids received as required" ✅ Professional: Gamit ang formal language appropriate para sa official records ✅ Clear: I-explain ang imong findings o decisions ❌ Ayaw vague: Likayi ang "OK" o "Looks good" walay context

Pag-Sabot sa Completion Status​

"X out of Y Approvers" Display​

Kini nagpakita:

  • X: Number sa BAC members nga nakompleto na sa tanan nga tulo ka stages
  • Y: Total number sa BAC members nga required
  • Pananglitan: "2 out of 3 approvers" nagpasabot nga 2 nakompleto na, 1 pa ang kinahanglan

Kanus-a Kompleto ang BAC Review​

Ang BAC review kompleto kung:

  • Ang tanan nga required BAC members (default: 3) nakompleto na sa RECEIVED → REVIEWED → FORWARDED
  • Ang voucher automatically mobalhin sa Budget stage
  • Makakita ka og notification
  • Ang approval progress bar nagpakita sa BAC isip 100% complete

Unsa ang Mahitabo Sunod​

Human makompleto ang BAC review:

  1. Ang Budget office makadawat og notification
  2. Ang Budget review magsugod
  3. Ang voucher magpadayon pinaagi sa remaining workflow stages

Common Scenarios​

Scenario 1: Ikaw ang Unang BAC Member nga Mag-Review​

  1. Makadawat ka og notification
  2. I-mark isip Received
  3. Nakompleto nimo ang Reviewed
  4. I-mark isip Forwarded
  5. Ang status nagpakita og "1 out of 3 approvers"
  6. Ang ubang members makakita na sa imong progress

Scenario 2: Ang Uban nga Members Nagsugod Na​

  1. Makadawat ka og notification
  2. Makakita ka og "1 out of 3 approvers" sa status
  3. Makakita ka sa ubang members' actions sa activity log
  4. Nakompleto nimo ang imong kaugalingong tulo ka stages
  5. Ang status ma-update ngadto sa "2 out of 3 approvers"

Scenario 3: Ang Tanan nga Members Nakompleto na sa Review​

  1. Ang final member nakompleto sa ilang review
  2. Ang status mausab ngadto sa "3 out of 3 approvers"
  3. Ang voucher automatically mobalhin sa Budget
  4. Ang tanan nga BAC members makadawat og notification
  5. Ang Budget office makadawat og notification

Tips para sa Effective BAC Review​

  1. I-review Dayon: Ayaw pag-delay—ang ubang members mahimong naghulat
  2. Thorough: Check ang tanan nga items, prices, ug documentation
  3. I-document ang Findings: I-add ang comments nga nag-explain sa imong review
  4. Coordinate Kung Kinahanglan: Makig-communicate sa ubang BAC members outside sa sistema kung kinahanglan
  5. Sundon ang Procedures: Siguroha ang compliance sa procurement regulations

Common Mistakes nga Likayan​

❌ Pag-skip sa stages: Kanunay kompletuhon ang RECEIVED → REVIEWED → FORWARDED sa order ❌ Dili pag-add og comments: I-document ang imong review findings ❌ Pag-hulat sa uban: Mahimo ka mag-review independently—ayaw maghulat ❌ Pag-rush sa review: Pagkuha og panahon aron ma-verify ang compliance ❌ Dili pag-check sa tanan nga items: I-review ang matag line item carefully

Troubleshooting​

"Dili ko makakita og vouchers nga i-review"​

Posible nga mga rason:

  • Walay GSO vouchers karon nga anaa sa BAC stage
  • Ang vouchers mahimong anaa pa sa Mayor
  • Check ang imong notifications para sa updates

"Disabled ang button"​

Posible nga mga rason:

  • Wala pa nimo makompleto ang previous stage
  • Ang voucher nakalabay na sa BAC stage
  • Ang voucher mahimong gi-cancel

"Dili ko makakita sa ubang members' progress"​

Check:

  • Approval progress bar (nagpakita sa individual BAC members)
  • Activity log (nagpakita sa tanan nga aksyon uban sa timestamps)
  • I-refresh ang page kung kinahanglan

Unsa ang Sunod?​

Karon nga nasabtan mo na ang BAC review:

  1. GSO Workflow Guide - Tan-awa ang kompleto nga GSO workflow
  2. Approval Progress Guide - Sabta ang progress tracking
  3. Activity Log Guide - Pagkat-on bahin sa audit trails
  4. Quick Start: Reviewer - Quick reference
Practice

Kung makadawat ka sa imong unang BAC review notification, pagkuha og panahon aron i-explore ang voucher details, progress bar, ug activity log aron makasabot sa interface.

Questions?
Copyright © 2026 Municipal Government. Gihimo sa Docusaurus ogLocalWebVenturesLocalWebVentures.