Skip to main content

Status Guide

Complete explanation sa tanan nga voucher statuses sa Disbursement Voucher Tracker, apil ang kanus-a sila mahitabo, unsa ang ilang gipasabot, ug unsa ang available nga mga aksyon.

Status Overview​

Ang mga vouchers nag-progress pinaagi sa lain-laing statuses samtang nag-agay sila sa approval workflow. Ang pag-sabot sa maong mga statuses makatabang kanimo nga mahibaloan kung asa ang imong voucher ug unsa ang mahitabo sunod.

Status Types​

DRAFT​

Unsa ang gipasabot: Ang voucher gihimo na pero wala pa na-submit para sa review.

Kanus-a mahitabo:

  • Ang Requester, GSO, o HR user naghimo og voucher ug i-click ang "Save as Draft"
  • Ang voucher na-save pero wala mosulod sa approval workflow

Kinsa ang makakita:

  • Ang user nga naghimo niini
  • Administrators

Unsa ang available nga mga aksyon:

  • ✅ Ang creator makamodify sa voucher
  • ✅ Ang creator makasubmit niini para sa review
  • ✅ Ang creator makadelete/cancel niini (kung gitugot)
  • ❌ Walay reviewers ang makakita pa
  • ❌ Walay notifications ang gipadala

Visual indicator: Gray badge uban sa "DRAFT" text

Sunod nga status: PENDING (kung na-submit)

PENDING​

Unsa ang gipasabot: Ang voucher na-submit na ug naghulat sa initial review sa Secretary.

Kanus-a mahitabo:

  • Ang Requester, GSO, o HR user i-click ang "Submit for Review"
  • Ang voucher mosulod sa approval workflow
  • Ang Secretary makadawat og notification

Kinsa ang makakita:

  • Ang user nga naghimo niini
  • Secretary (para sa review)
  • Administrators
  • Ang ubang roles mahimo makakita niini sa lists (depende sa permissions)

Unsa ang available nga mga aksyon:

  • ✅ Ang Secretary makareview (Received → Reviewed → Forwarded)
  • ❌ Ang creator dili makamodify (gawas kung gi-return)
  • ❌ Ang ubang reviewers dili makabuhat pa

Visual indicator: Yellow/Orange badge uban sa "PENDING" text

Sunod nga status: VALIDATED (human sa Secretary makompleto sa review)

VALIDATED​

Unsa ang gipasabot: Ang Secretary nakompleto na sa initial review ug gi-forward ang voucher sa Mayor.

Kanus-a mahitabo:

  • Ang Secretary nakompleto sa tanan nga tulo ka stages: RECEIVED → REVIEWED → FORWARDED
  • Ang voucher mobalhin sa Mayor para sa approval

Kinsa ang makakita:

  • Ang tanan nga users uban sa appropriate permissions
  • Mayor (para sa approval)
  • Original creator

Unsa ang available nga mga aksyon:

  • ✅ Ang Mayor makap-approve (Received → Reviewed → Forwarded)
  • ❌ Ang Secretary dili na makabuhat
  • ❌ Ang creator dili makamodify

Visual indicator: Blue badge uban sa "VALIDATED" text

Sunod nga status: APPROVED (human sa Mayor mag-approve)

APPROVED​

Unsa ang gipasabot: Ang Mayor nag-approve na sa voucher ug nagpadayon sa department reviews (Budget, Accounting, o BAC para sa GSO vouchers).

Kanus-a mahitabo:

  • Ang Mayor nakompleto sa tanan nga tulo ka stages: RECEIVED → REVIEWED → FORWARDED
  • Ang voucher mobalhin sa sunod nga departamento (Budget para sa Standard/HR, BAC para sa GSO)

Kinsa ang makakita:

  • Ang tanan nga users uban sa appropriate permissions
  • Current reviewer (Budget, Accounting, BAC, o Treasury)
  • Original creator

Unsa ang available nga mga aksyon:

  • ✅ Ang current department reviewer makabuhat
  • ✅ Ang Budget makareview (para sa Standard/HR workflows)
  • ✅ Ang BAC makareview (para sa GSO workflow)
  • ✅ Ang Accounting makareview (human sa Budget/BAC)
  • ❌ Ang previous reviewers dili na makabuhat
  • ❌ Ang creator dili makamodify

Visual indicator: Green badge uban sa "APPROVED" text

Sunod nga status:

  • Magpabilin nga APPROVED pinaagi sa department reviews
  • Mausab ngadto sa RELEASED (human sa Treasury mag-release sa payment)

RELEASED​

Unsa ang gipasabot: Ang Treasury nag-release na sa payment. Ang voucher kompleto na.

Kanus-a mahitabo:

  • Ang Treasury nakompleto sa tanan nga tulo ka steps: Check Issuance → Available → Released
  • Ang payment nahimo na sa payee
  • Ang workflow kompleto na

Kinsa ang makakita:

  • Ang tanan nga users uban sa appropriate permissions
  • Original creator
  • Ang tanan nga reviewers

Unsa ang available nga mga aksyon:

  • ✅ Makakita sa voucher details
  • ✅ Makakita sa complete audit trail
  • ❌ Walay dugang nga aksyon available
  • ❌ Dili makamodify o ma-cancel

Visual indicator: Dark Green badge uban sa "RELEASED" text

Sunod nga status: Walay (final status)

CANCELLED​

Unsa ang gipasabot: Ang voucher gi-cancel na ug dili na moagi sa workflow.

Kanus-a mahitabo:

  • Ang creator nag-cancel sa draft voucher
  • Ang authorized user nag-cancel sa submitted voucher
  • System cancellation (kung configured)

Kinsa ang makakita:

  • Ang tanan nga users uban sa appropriate permissions
  • Original creator
  • Administrators

Unsa ang available nga mga aksyon:

  • ✅ Makakita sa voucher details
  • ✅ Makakita sa cancellation reason
  • ❌ Dili makamodify
  • ❌ Dili ma-reactivate
  • ❌ Dili makapadayon sa workflow

Visual indicator: Red badge uban sa "CANCELLED" text

Sunod nga status: Walay (final status)

Status Transitions​

Standard Workflow Status Flow​

DRAFT → PENDING → VALIDATED → APPROVED → RELEASED
  ↓
CANCELLED (mahimo mahitabo sa bisan unsa nga stage kung authorized)

Detailed Transition Path​

  1. DRAFT

    • Gihimo sa Requester/GSO/HR
    • Mahimo i-edit
    • Mahimo i-submit → PENDING

  2. PENDING

    • Na-submit para sa review
    • Ang Secretary nag-review → VALIDATED

  3. VALIDATED

    • Ang Secretary nakompleto sa review
    • Ang Mayor nag-approve → APPROVED

  4. APPROVED

    • Gi-approve sa Mayor
    • Ang Budget nag-review → APPROVED (ang status magpabilin)
    • Ang Accounting nag-review → APPROVED (ang status magpabilin)
    • Ang Treasury nag-process → RELEASED

  5. RELEASED

    • Gi-release ang payment
    • Final status

GSO Workflow Status Flow​

DRAFT → PENDING → VALIDATED → APPROVED → RELEASED
  ↓
CANCELLED (mahimo mahitabo sa bisan unsa nga stage kung authorized)

Kalainan: Human sa APPROVED, ang voucher moagi sa BAC review sa dili pa Budget, pero ang status magpabilin nga APPROVED.

HR Workflow Status Flow​

DRAFT → PENDING → VALIDATED → APPROVED → RELEASED
  ↓
CANCELLED (mahimo mahitabo sa bisan unsa nga stage kung authorized)

Susama sa Standard: Walay BAC review, moagi diretso sa Budget human sa Mayor approval.

Pag-Sabot sa Status sa Context​

Para sa Requesters​

Ang imong vouchers magpakita:

  • DRAFT: Mahimo pa nimo i-edit
  • PENDING: Naghulat sa Secretary
  • VALIDATED: Gi-review sa Secretary, uban sa Mayor
  • APPROVED: Anaa sa department reviews
  • RELEASED: Nahimo na ang payment
  • CANCELLED: Gi-cancel ang voucher

Unsa ang mahimo nimo:

  • I-edit ang DRAFT vouchers
  • Tan-awa ang tanan nga imong vouchers
  • Track ang progress
  • Dili makamodify human sa PENDING

Para sa Reviewers​

Ang vouchers nga makita nimo mahimong:

  • PENDING: Kung ikaw ang Secretary
  • VALIDATED: Kung ikaw ang Mayor
  • APPROVED: Kung ikaw ang Budget, Accounting, BAC, o Treasury

Unsa ang mahimo nimo:

  • I-review ang vouchers sa imong stage
  • I-add ang comments
  • I-forward sa sunod nga departamento
  • Dili makareview sa vouchers nga wala sa imong stage

Para sa Administrators​

Makita nimo:

  • Ang tanan nga statuses
  • Ang tanan nga vouchers
  • Complete audit trails
  • System-wide statistics

Unsa ang mahimo nimo:

  • Tan-awa ang bisan unsa nga voucher
  • Monitor ang system status
  • Manage ang users ug settings
  • Dili makamodify sa vouchers (gawas kung reviewer usab)

Status Badge Colors​

Ang status badges naggamit og color coding para sa quick identification:

  • Gray: DRAFT (wala pa na-submit)
  • Yellow/Orange: PENDING (naghulat sa initial review)
  • Blue: VALIDATED (gi-review sa Secretary)
  • Green: APPROVED (gi-approve sa Mayor, anaa sa reviews)
  • Dark Green: RELEASED (nahimo na ang payment)
  • Red: CANCELLED (gi-cancel ang voucher)

Common Status Questions​

"Nganong PENDING pa gihapon ang akong voucher?"​

Posible nga mga rason:

  • Ang Secretary wala pa mag-review
  • Ang Secretary naa sa leave
  • Daghan ang vouchers
  • System issue

Unsa ang buhaton:

  • Check ang approval progress
  • Kontak ang Secretary's office
  • Maghulat sa notification
  • Kontak ang administrator kung na-stuck

"Unsa ang kalainan sa VALIDATED ug APPROVED?"​

  • VALIDATED: Nakompleto sa Secretary ang review, uban sa Mayor
  • APPROVED: Gi-approve sa Mayor, anaa sa department reviews (Budget, Accounting, ug uban pa)

"Makamodify ba ang RELEASED voucher?"​

Dili. Kung RELEASED na, ang voucher final na. Ang payment nahimo na ug ang workflow kompleto na.

"Nganong APPROVED ang akong voucher pero wala pa mobalhin?"​

Posible nga mga rason:

  • Anaa pa sa department reviews (Budget, Accounting)
  • Naghulat sa BAC review (GSO vouchers)
  • Naghulat sa Treasury processing
  • Check ang approval progress bar para sa current stage

"Makacancel ba ko og APPROVED voucher?"​

Ang cancellation nagdepende sa:

  • Imong role ug permissions
  • System configuration
  • Voucher stage
  • Kontak ang administrator para sa cancellation

Status ug Workflow Stages​

Status vs. Current Stage​

Ang Status mao ang overall state (DRAFT, PENDING, APPROVED, ug uban pa)

Ang Current Stage mao ang dapit sa voucher sa workflow (Secretary, Mayor, Budget, ug uban pa)

Ang voucher mahimo nga APPROVED status pero sa lain-laing stages:

  • APPROVED sa Budget stage
  • APPROVED sa Accounting stage
  • APPROVED sa Treasury stage

Check ang Approval Progress bar aron makita ang current stage.

Best Practices​

Para sa Requesters​

  1. ✅ Check ang status kanunay
  2. ✅ Sabta kung unsa ang gipasabot sa matag status
  3. ✅ Monitor ang progress pinaagi sa approval progress bar
  4. ✅ Ayaw kabalaka kung ang status magpabilin nga APPROVED—check ang current stage

Para sa Reviewers​

  1. ✅ Magbuhat dayon kung ang vouchers moabot sa imong stage
  2. ✅ Sabta nga ang status dili kanunay mausab (APPROVED pinaagi sa daghang stages)
  3. ✅ Check ang approval progress aron makita ang current stage
  4. ✅ Kompletuhon ang tanan nga tulo ka stages aron mobalhin ang voucher

Para sa Tanan nga Users​

  1. ✅ Gamit ang status badges para sa quick identification
  2. ✅ Check ang approval progress para sa detailed stage information
  3. ✅ Review ang activity log para sa complete history
  4. ✅ Sabta nga ang status lahi sa current stage

Unsa ang Sunod?​

Karon nga nasabtan mo na ang statuses:

  1. Workflow Guides - Tan-awa kung giunsa mausab ang statuses sa workflows
  2. Approval Progress Guide - Sabta ang progress tracking
  3. Activity Log Guide - Tan-awa ang status changes sa audit trail
  4. FAQ - Common questions bahin sa statuses
Status Tracking

Gamita ang approval progress bar aron makita dili lang ang status, pero ang current stage ug completion percentage.

Questions?

Kung dili ka sigurado bahin sa status sa voucher:

  • Check ang approval progress bar
  • Review ang activity log
  • Kontak ang current reviewer
  • Pangutana sa imong system administrator
Copyright © 2026 Municipal Government. Gihimo sa Docusaurus ogLocalWebVenturesLocalWebVentures.